Как правильно составить приказ делопроизводство

Как правильно оформить приказ по ГОСТу

» Приказ – это распорядительный акт, отражает решение руководителя, связанные с деятельностью учреждения или кадровыми расстановками. Распорядительная документация делится на три большие группы:

1. кадровые – отражают решения по работе подчиненных, вопросы кадрового учета (о в штат);
2. по административным вопросам – регулируют организационную структуру, касаются деятельности предприятия (указание об ).
3. приказы по основной деятельности связаны с производственным процессом (например, о закупке материалов);

ВНИМАНИЕ! Неправильно оформленное указание служит причиной для признания акта недействительным.

Правила составления распорядительной документации определены по новому ГОСТу Р 7.0.97-2016 от 08.12.2016. В стандарте подробно описаны технические требования оформления документа:

1. поля – не менее 20 мм по верхнему, нижнему и левому краю, 10 мм – по правому.
2. допустимый размер шрифта – 12, 13, 14;
3. формат бумаги – A4 (210 x 297 мм), белого цвета или светлых тонов;
4. междустрочный интервал – 1-1,5;
5. абзацный отступ – 1,25 см;

Стандарт содержит образец унифицированной формы приказа. Распоряжения составляются также на фирменном бланке предприятия.

ГОСТом регламентируются обязательные реквизиты:

• Если есть приложения, указывается их количество. На листе приложения в правом верхнем углу прописывается номер («Приложение № 1»).
• Наименование организации, утвержденное Уставом, указывается полностью, в скобках – краткое или сокращенное название.
• Отметка об исполнителе (Ф. И. О., должность, структурное подразделение, адрес электронной почты, телефон).
• Личная подпись автора или должностного лица с правом подписи. Если распоряжение подписывают несколько человек, их подписи располагаются в порядке иерархии должностей.
• Дата документа записывается арабскими цифрами (17. 01. 2021) либо в словесно-цифровой форме (17 января 2021 г.).
• Общие сведения о предприятии (юридический адрес, контакты).
• Фирменная печать ставится в месте, обозначенном «М. П.», оттиск не должен перекрывать подпись лица, заверившего акт.
• Наименование акта, должность и полное имя автора.
• Эмблема организации размещается посредине листа на расстоянии 10 мм от верхнего края.
• Номер регистрации в записывается аналогично дате (цифрами или словесно-цифровым образом).

Распорядительный акт может содержать и другие реквизиты: гриф согласования, гриф утверждения, виза ответственного лица, резолюция об отправлении документа в дело и др. ВАЖНО! В указаниях по личному составу выделяется отдельная строка «Ознакомлены», под ней прописывают Ф.

И. О. и должности сотрудников.

Есть место для подписей. В тексте распоряжения выделяются:

1. распорядительная часть содержит принятое решение, в ней указываются ответственные лица, а также срок действия предписания.
2. преамбула – обоснование издания акта (например, ссылка на законодательные нормы);

Текст документа должен составляться в деловом стиле, грамотно и лаконично. Допускается использование общепринятых сокращений и аббревиатур. ВАЖНО! В приказе недопустимы грамматические ошибки.

Примеры приказов для скачивания:

1. ;
2. ;
3. .

Понравилась статья? Поделиться с друзьями: Руководитель организации может не иметь возможности вовремя подписывать документацию.

В связи с этим применяется 1 июля 2018 года вступил в силу ГОСТ Р 7.0.97-2016. В нем содержатся сведения При покупке жилой недвижимости гражданин получает право на вычет.

Оно позволяет вернуть часть потраченных Индивидуальные предприниматели нанимают сотрудников по общим правилам. При заключении срочных соглашений существует ряд особенностей.

Делопроизводство: оформляем приказ по правилам

220073, г.Минск, пер.

1-ый Загородный, д.20 Автор: Алина Дудинская Приказы издаются во всех организациях. Как правило, это небольшие по объему документы. Однако правил делопроизводства, которым должен соответствовать каждый реквизит приказа, достаточно много.

Давайте разберемся во всех нюансах делопроизводства, которые нужно учесть при оформлении приказа.

Единые правила для всех реквизитов приказа При оформлении приказов необходимо следовать установленным правилам делопроизводства. Одни из них едины для всего текста приказа, другие уникальны для того или иного реквизита. В этом разделе рассмотрим несколько важных правил, которые являются общими.

Они обязательны для всего текста приказа, то есть для всех его реквизитов. Правило 1. Соблюдаем поля. В программе для набора текста следует установить следующие значения для полей <*>: — левое — 30 мм; — правое — не менее 8 мм; — верхнее и нижнее — не менее 20 мм. Правило 2. Используем правильный шрифт.

Допустимо использовать только шрифт Times New Roman (Times New Roman Cyr) размером не менее 13 пт <*>. Правило 3. Соблюдаем интервал между реквизитами. Все реквизиты приказа следует отделять друг от друга пробельной строкой, равной размеру шрифта <*>.

На компьютере это производится нажатием клавиши Enter.

Внимание! Не следует путать интервал между реквизитами приказа и интервал между строками самих реквизитов, если они имеют 2 и более строки.

Для многострочных реквизитов (кроме реквизита «Текст») интервал устанавливается точно 14 пт <*>.

Итак, в приказе нельзя <*>: — выделять текст подчеркиванием, полужирным шрифтом или курсивом.

Внимание! Если приказ содержит таблицу, то при необходимости в ней можно <*>: — переносить слова; — уменьшать левое поле до 20 мм; — уменьшать размер шрифта и межстрочный интервал до 11 пт.

Рисунок 1 Все реквизиты шапки приказа печатаются <*>: — без абзацного отступа (т.е. от нулевого положения); — без точки в конце; — с максимальной длиной строки — 73 мм.

Здесь указывается полное наименование организации в соответствии с ее уставом <*>.

Интервал между строк данного реквизита — точно 14 пт <*>. Реквизит «Название вида документа».

В приказах данный реквизит оформляется прописными буквами в виде слова «ПРИКАЗ» <*>. Реквизит «Дата документа». Это дата подписания приказа. Ее проставляет непосредственно руководитель организации, подписавший документ.

Дата оформляется арабскими цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ <*>.

Реквизит «Регистрационный индекс». Здесь указывается порядковый регистрационный номер, присваиваемый приказу в пределах делопроизводственного года.

Для некоторых приказов порядковый номер дополняется литерой или иным обозначением <*>. Напомним, что все приказы исходя из их содержания делятся на 3 вида: по основной деятельности; по личному составу; по административно-хозяйственным вопросам.

Каждый вид приказа регистрируется отдельно. Более того, отдельно регистрируются приказы по личному составу в зависимости от срока их хранения (3 года или 75 лет) <*>.

К порядковому номеру приказа по личному составу добавляется литера <*>: «к» — для приказов со сроком хранения 75 лет; «л» — для приказов со сроком хранения 3 года. Также отдельно можно регистрировать приказы при их значительном объеме (например, приказы о внесении изменений в штатное расписание, приказы о командировании и др.). В данном случае порядковый номер дополняется идентифицирующим разновидность приказа буквенным или иным условным обозначением <*>.

Реквизит «Место составления или издания». Он содержит наименование населенного пункта (город, поселок и т.д.), а не полный адрес организации.

Например, г. Минск, г. Лепель, д. Слобода. Реквизит «Заголовок к тексту».

При его оформлении следует учитывать, что заголовок к тексту <*>: — должен четко передавать смысл текста, быть кратким и емким; — нельзя заключать в кавычки и подчеркивать; — нужно грамматически согласовать с названием документа. Например, приказ (о чем?) о приеме на работу; — может содержать сокращения слов и словосочетаний, используемых в госстандартах, общегосударственных классификаторах, сокращенные наименования организаций и общепринятые сокращения (например, ООО «Полоса», СТБ 6.38-2016 и т.п.). Максимальная длина строки заголовка — не более 73 мм.

Если заголовок необходимо напечатать в несколько строк, то интервал между ними устанавливается точно 14 пт.

Если заголовок превысит 5 строк, то длину его строк можно увеличить до 120 мм <*>.

Основная часть приказа Рассмотрим правила оформления реквизита «Текст». Он излагается от первого лица единственного числа и, как правило, состоит из следующих частей <*>: — констатирующей; — распорядительной (рисунок 2). Рисунок 2 Констатирующая часть.

Может отсутствовать, если приказ не нуждается в обосновании.

Здесь излагаются цели, задачи, причины, факты, послужившие основанием для издания приказа.

Если приказ издается на основании (во исполнение) НПА, то в констатирующей части должна быть ссылка на него с указанием наименования, даты, регистрационного индекса и заголовка <*>. Начало абзаца печатается с отступом 12,5 мм от границы левого поля, текст выравнивается по ширине листа. В конце констатирующей части точка не ставится <*>.

Распорядительная часть. Начинается с распорядительного слова, которое печатается без абзацного отступа, прописными буквами, без кавычек и пробелов между буквами. Как правило, распорядительным словом является слово «ПРИКАЗЫВАЮ».

В приказах по личному составу используется распорядительное слово, точно обозначающее предписываемое действие («ПРИНЯТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «УВОЛИТЬ» и др.). В приказах по личному составу, сложных по структуре (с 2 и более пунктами), может использоваться слово «ПРИКАЗЫВАЮ» <*>. После распорядительного слова излагается суть самого распоряжения.

Если распоряжений несколько, текст приказа делится на пункты. Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и записываются с абзацного отступа.

В конце каждого пункта ставится точка.

Текст распорядительной части выравнивается по ширине листа <*>.

Если в приказе используется перечисление, выделенное абзацами, то перед ними дефис или иной знак не ставится.

После каждого перечисления ставится точка с запятой, а после последнего из них — точка <*>. Все пункты и абзацы распорядительной части печатаются с абзацным отступом — 12,5 мм от границы левого поля <*>.

В приказах не оформляется реквизит «Отметка о наличии приложения».

В иных документах он располагается после основного текста. В приказах указание о наличии приложения дается непосредственно в тексте. Например, словами «согласно приложению», «приложение», «приложение 1», «…представить перечень документов по прилагаемой форме» и др.

<*>. Нельзя включать в приказ пункт «Приказ довести до сведения…» и прописывать далее конкретных работников. Если с приказом нужно ознакомить всех работников организации, то обязательно включается пункт «Приказ довести до сведения всех работников» <*>. В конце распорядительной части указывается должностное лицо, ответственное за контроль исполнения всего приказа или его отдельных пунктов.

Отсутствие такого указания означает, что контроль за исполнением приказа будет осуществлять руководитель, от имени которого он издан. При этом нельзя включать в приказ пункт «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой» <*>. В конце распорядительной части ставится точка <*>.

Распорядительная часть приказа по личному составу имеет свои дополнительные правила оформления <*> : — фамилии работников указываются прописными буквами (например, ИВАНОВА); — если приказ состоит из нескольких пунктов, то они располагаются в логической последовательности: прием на работу, перевод (перемещение), увольнение и т.д.; — в конце каждого пункта указывается основание издания приказа. Если основание для нескольких пунктов является единым, оно указывается в конце текста. Слово «Основание» печатается от границы левого поля (без абзацного отступа) и оставляется открытым.

Относящаяся к нему информация печатается столбцом через межстрочный интервал точно 14 пт. После каждого пункта основания следует поставить точку <*>.

Примеры Основание: 1. Заявление от 07.05.2021. 2. Дополнительное соглашение от 07.05.2021 N 2 к трудовому договору от 14.11.2019. Основание: докладная записка начальника службы доставки от 08.05.2021 N 3.

Заключительная часть приказа Теперь рассмотрим правила оформления реквизитов, располагаемых в конце, после основного текста приказа (рисунок 3). Рисунок 3 Некоторые из представленных выше реквизитов оформляются в обязательном порядке, а некоторые — при необходимости. Все они печатаются <*>: — без абзацного отступа (т.е.

от нулевого положения); — без точки в конце. Реквизит «Подпись». В приказах он располагается сразу после основного текста. Напомним, что реквизит «Отметка о наличии приложения» в приказах не оформляется.

Подпись состоит <*>: — из наименования должности лица, подписавшего документ.

Например, «директор», «генеральный директор». К наименованию должности, как правило, добавляется видовое наименование организации (к примеру, «директор общества»). Перед наименованием должности нельзя ставить предлог «за» или косую черту.

Внимание! Инструкция по делопроизводству допускает использование сокращения и. о. (исполняющий обязанности) в реквизите «Подпись» <*>.

Вместе с тем это противоречит ч.

3 п. 57 Инструкции по делопроизводству, согласно которой при подписании документа необходимо указывать фактическую должность лица, подписавшего документ.

Ни в ОКРБ 014-2017, ни в выпусках ЕКСД не предусмотрена должность «исполняющий обязанности». Таким образом, поскольку в подписи необходимо указывать наименование должности лица, подписавшего документ, не следует использовать сокращение «и.

о.», которое не является наименованием должности; — собственноручной подписи; — расшифровки подписи (инициалы, фамилия). Инициалы печатаются перед фамилией без пробелов на уровне последней строки наименования должности.

Реквизит «Гриф согласования».

Оформляется только в случае, когда приказ нужно согласовать, причем согласование должно быть внешним (при внутреннем согласовании оформляется реквизит «Виза», который мы рассмотрим далее). Например, такая необходимость возникает, когда текст приказа согласовывается с профсоюзом (в частности, в некоторых случаях увольнения).

Гриф согласования располагается сразу за подписью и должен иметь максимальную длину строки 73 мм.

Интервал между строками самого реквизита — точно 14 пт. Гриф согласования начинается словом «СОГЛАСОВАНО».

Оно оформляется прописными буквами, без кавычек и пробелов.

Далее оформление будет зависеть от того, единолично или коллегиально производилось согласование <*>.

Итак, при единоличном согласовании в рассматриваемом реквизите указывается наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая полное наименование организации), собственноручная подпись, ее расшифровка и дата. Пример СОГЛАСОВАНО Директор общества с ограниченной ответственностью «Полоса» Подпись П.П.Петров ДД.ММ.ГГГГ Если согласование документа производится коллегиально, то гриф согласования включает в себя название вида документа в именительном падеже, видовое или полное наименование организации (органа), дату документа и его регистрационный индекс <*>.

Пример СОГЛАСОВАНО Протокол заседания профсоюзного комитета ДД.ММ.ГГГГ N 20 Реквизит «Виза».

Приказы обязательно нужно согласовать как минимум с юрслужбой организации <*>. Поэтому данный реквизит является обязательным для всех приказов. Виза располагается ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа приказа слева.

Допускается оформлять визу на оборотной стороне приказа.

Если нужно оформить несколько виз, то они располагаются одна под другой в порядке визирования <*>.

Максимально допустимая длина строки визы — 73 мм, а интервал между строками — точно 14 пт <*>. Реквизит «Виза» включает в себя <*>: — наименование должности лица, визирующего проект приказа; — его собственноручную подпись; — расшифровку подписи; — дату визирования.

Если у визирующего есть какие-либо замечания и дополнения, то он их излагает ниже даты визирования.

При значительном объеме замечания и дополнения излагаются на отдельном листе, а на проекте приказа указывается: «Замечания прилагаются».

Пример Начальник юридического отдела Подпись Л.Л.Лосев ДД.ММ.ГГГГ С проектом не согласен.

Замечания прилагаются Отметка об ознакомлении.

Она оформляется ниже реквизита «Подпись» <*>: — на лицевой стороне последнего листа приказа либо — на оборотной стороне приказа. Также ознакомление может оформляться на отдельном листе ознакомления, прилагаемом к приказу. Как правило, такой способ применяется при большом количестве человек, которых следует ознакомить с приказом.

Читайте также: *по ссылке Вы попадете в платный контент сервиса ilex Понравилась статья?

Поблагодарите автора. Сказать спасибо Путеводитель Путеводитель Другие статьи автора 08.02.2021 2526 28.01.2021 1359 18.01.2021 84212 16.11.2021 5204 Другие статьи по категории 29.04.2021 455 19.04.2021 2121 19.04.2021 565 07.04.2021 554 Онлайн-сервис готовых правовых решений Как с вами можно связаться?

Онлайн-сервис готовых правовых решений Еще нет аккаунта? Попробовать бесплатно Клиентам ilex Войти в сервис Онлайн-сервис готовых правовых решений Отмена Перейти © ООО «ЮрСпектр» 2016-2021 Все права защищены.

Информационные и технологические составляющие эталонного банка данных правовой информации Республики Беларусь предоставлены Национальным центром правовой информации Республики Беларусь. Спасибо, ваше письмо отправлено. Закрыть Извините, письмо не было отправлено.

Попробуйте снова. Закрыть

Приказы

Очистить Приказ представляет собой акт, составляемый руководителем компании или подразделения. Составляется для быстрого решения основных и текущих задач. Является документом, наделенным юридической силой.

На его основании функционирует организация.

Всего существует 3 вида актов, подразделяемых на группы в зависимости от предмета и целей составления:

1. Вопросы, касающиеся личного состава. Приказ может касаться приема сотрудников на работу, обучения работников, перевода на другую должность. На основании документа происходит поощрение специалистов, увольнение трудящихся. Он нужен для реализации социальных гарантий: выплаты беременным, материальная помощь.
2. Решение организационных вопросов. К примеру, приказ может касаться ликвидации/реорганизации компании, создания коллегиальных органов, формирования расписания, управления компанией на всех уровнях.
3. Вопросы, касающиеся производственной деятельности. К примеру, приказ может касаться порядка финансирования компании, обеспечения материалами. Документ нужен для создания научно-технической политики, подведения результата работы компании.

Практически все важные решения в компании принимаются на основании приказов.

Сначала обычно составляется проект приказа, который согласуется с подразделениями. Также документ нужно показать юристу. Последний проверяет приказ на предмет соответствия всем законам и актам.

Правильность оформления подтверждается отделом, занимающимся делопроизводством. ВАЖНО! Акт вступает в силу с даты проставления в нем подписи. являются инструментом для регулирования отношений между сотрудниками и работодателем.

Они формируются при наличии этих обстоятельств:

1. Устройство сотрудника на работу или расторжение трудового соглашения.
2. Уход в отпуск.
3. Отправка в командировку.

, касающиеся сотрудников, заполняются по утвержденной форме.

Их содержание подразделяется на 2 части: вводная и распорядительная. В вводной части фиксируются цели и задачи новых предписаний. То есть, предоставляется пояснение к принимаемым решениям.

Если это приказ, принимаемый во исполнение правительственных распоряжений, в вводной части указывается номер этого распоряжения, дата и название. Начало этой части – фраза «приказываю». После этого нужно зафиксировать свои распоряжения.

Можно создать нумерованный список для удобства изложения. Срок выполнения распоряжений или устанавливается для каждого пункта отдельно, или выносится в отдельный пункт.

В отдельный пункт также выносится перечень сотрудников, ответственных за выполнение положений приказа.

Приказ и распоряжение – бумаги, которые очень похожи. Их часто путают между собой. Приказ – это акт с длительным действием. Действие документа не прекращается при наступлении указанного обстоятельства.

Пример приказа – документ о приеме специалиста на работу. Издается этот документ директором/руководителем компании, замом директора. Распоряжение – это оперативный акт, актуальный до момента наступления некого обстоятельства.

Пример такого документа – распоряжение о формировании комиссии. Действовать оно будет до момента решения этой комиссией нужного вопроса.

Подписывать распоряжения может относительно широкий круг сотрудников. Приказ – это основание для появления или изменения правоотношений.

Распоряжение же оформляется для решения проблем, касающихся уже действующих правоотношений. В приказ могут вноситься изменения, если это требуется.

Если нужно внести корректировки в распоряжение, оно обычно переиздается.

Оба документа могут регулировать только деятельность компании, к которой они относятся. Однако акты часто затрагивают правоотношения с контрагентами фирмы.

Приказ – документ, который регистрируется в обязательном порядке.

Под регистрацией понимается присвоение определенного индекса.

Как правило, это порядковый номер, в который входят буквенные обозначения.

Этот номер отражается в специальном журнале.

1. 6635
2. 4157
3. 6063
4. 5246
5. 31001
6. 5137
7. 1419
8. 23040
9. 19078
10. 7305
11. 3721
12. 7631
13. 3239
14. 14056
15. 15506
16. 4625
17. 7531
18. 16694
19. 15717
20. 2881
21. 7578
22. 2069
23. 18614
24. 5061
25. 32436
26. 9549
27. 15166
28. 3344
29. 3616
30. 14481
31. 12534
32. 2996
33. 9714
34. 5673
35. 5023
36. 9956
37. 12613
38. 8192
39. 13945
40. 3433
41. 2748
42. 1086
43. 3652
44. 10948
45. 7793
46. 3262
47. 4168
48. 12721
49. 15759
50. 5227
51. 18480
52. 12821
53. 6946
54. 6733
55. 3838
56. 11919
57. 3325
58. 7101
59. 24255
60. 16719
61. 8256
62. 11595
63. 10851
64. 4072
65. 9155
66. 11728
67. 17570
68. 15660
69. 10899
70. 9948
71. 23135
72. 14007
73. 13613
74. 20660
75. 5404
76. 8568
77. 10365
78. 2560
79. 18910
80. 3511
81. 2402
82. 13731
83. 2298
84. 10557
85. 6410
86. 12275
87. 7055
88. 8044
89. 10267
90. 6488
91. 36754
92. 4572
93. 9983
94. 3152
95. 1877
96. 8672
97. 12231
98. 4130
99. 3648
100. 12966
101. 7297
102. 14012
103. 28729
104. 12408
105. 5822
106. 20767
107. 13351
108. 16693
109. 6175
110. 4916
111. 7396
112. 28683
113. 2693
114. 8839
115. 19075
116. 12979
117. 26694
118. 3306
119. 2740
120. 10793
121. 8945
122. 9030
123. 14132
124. 3668
125. 6290
126. 1220
127. 24145
128. 9264
129. 5364
130. 3361
131. 8152
132. 10747
133. 2798
134. 15850
135. 4104
136. 11888
137. 4774
138. 14302
139. 11525
140. 14700
141. 25056
142. 6082
143. 9645
144. 59310
145. 13903
146. 11174
147. 9278
148. 15091
149. 3466
150. 20442
151. 5901
152. 8959
153. 12834
154. 4988
155. 14551
156. 3981
157. 19395
158. 8549
159. 13473
160. 3602
161. 16163
162. 7962
163. 1226
164. 7557
165. 4474
166. 6051
167. 4762
168. 7002
169. 6988
170. 23662
171. 4020
172. 7898
173. 6823
174. 4952
175. 3009
176. 28540
177. 17155
178. 12915
179. 3862
180. 19347
181. 12108
182. 4588
183. 13847
184. 11132
185. 12301
186. 6397
187. 16534
188. 5771
189. 5326
190. 5097
191. 13535
192. 4631
193. 17515
194. 14661
195. 15139
196. 11961
197. 11130
198. 1947
199. 5148
200. 23677
201. 7213
202. 10528
203. 13412
204. 3929
205. 6153
206. 5885
207. 9518
208. 6342
209. 4323
210. 4275
211. 15599
212. 13882
213. 7481
214. 10521
215. 22556
216. 35285
217. 17787
218. 12583
219. 7783
220. 9262
221. 11495
222. 1058
223. 2400
224. 15344
225. 20094
226. 11991
227. 13649
228. 5936
229. 18026
230. 26306
231. 3256
232. 6077
233. 3319
234. 12677
235. 5494
236. 2691
237. 26510
238. 6257
239. 15414
240. 31999
241. 19907
242. 6119
243. 3638
244. 5098
245. 19585
246. 13351
247. 3829
248. 8269
249. 26482
250. 5226
251. 5386
252. 3386
253. 784
254. 1745
255. 9217
256. 19129
257. 10212
258. 13528
259. 3713
260. 16163
261. 6734
262. 5650
263. 4266
264. 14701
265. 1401
266. 10211
267. 4315
268. 2002
269. 4109
270. 46434
271. 17861
272. 4581
273. 28017
274. 3645
275. 5640

Шпаргалка делопроизводителя

Приказ — это организационно-распорядительный документ, которым оформляются решения руководителя организации. Приказы составляются для решения оперативных, организационных, кадровых и других вопросов внутренней работы организации.

Приказ — основной распорядительный документ организации и подписывается руководителем или лицом его заменяющим. Распоряжение отличается от приказа тем, что в нем рассматриваются более узкие вопросы оперативного характера (хозяйственные вопросы, вопросы информационно-методического характера), и оно имеет ограниченный срок действия. Распоряжение может подписываться заместителем руководителя.

Приказы и распоряжения оформляются в соответствии с В бланк приказа или распоряжения входят следующие реквизиты: — наименование организации (полное и сокращенное); — наименование вида документа (ПРИКАЗ); — регистрационный номер; — дата; — номер, — место составления (издания) документа.

1. приказы по основной деятельности;
2. приказы по административно-хозяйственным вопросам.
3. приказы по личному составу;

В соответствии с каждый вид приказа имеет разные сроки хранения (по основной деятельности — постоянно, по личному составу с 2003 года — 50 лет, по административно-хозяйственным вопросам — 5 лет). Поэтому эти виды приказов помещают в разные дела.

Текст приказа (распоряжения) состоит из двух частей: — констатирующей (преамбулы); — распорядительной.

В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами: В целях В соответствии Во исполнение Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, его дата, номер и заголовок.

В соответствии с распоряжением Главы Администрации г. Самары № 101 от 07.02.2016 «О социальных льготах малоимущим гражданам»… Преамбула в проектах приказов завершается словом п р и к а з ы в а ю — печатается вразрядку.или П Р И К А З Ы В А Ю — печатается с новой строки. Распорядительная часть приказа должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и, при необходимости, сроков исполнения.

Распорядительная часть делится на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами. Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения (руководители структурных подразделений), заместители руководителя, подведомственные организации.

ПРИКАЗЫВАЮ:

• Общему отделу подготовить документы, подлежащие уничтожению, к заседанию комиссии.
• Отделу информатизации подготовить электронные базы документов, подлежащие уничтожению, к заседанию комиссии.
• Первое заседание комиссии провести не позднее 15.03.2018.
• Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора Молчанову А.В.
• Создать комиссию по уничтожению документов за 2013 год.

Если приказ (распоряжение) изменяет ранее изданный документ (пункты документа), то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на изменяемый документ (пункты документа) с указанием его даты, номера и заголовка. ПРИКАЗЫВАЮ:

• пункт 4 изложить в следующей редакции: «Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора Барановича Г.Д.».
• пункт 3 изложить в следующей редакции: «Первое заседание комиссии провести не позднее 25.03.2014».
• Внести изменения в приказ № 114 от 26.02.2014 «О создании комиссии по уничтожению документов»

Если приказ (распоряжение) отменяет ранее изданный документ с момента издания, то один из пунктов распорядительной части текста должен начинаться словами «Отменить…» затем указывается дата, номер и заголовок ранее изданного документа. ПРИКАЗЫВАЮ:

• Контроль за исполнением приказа возложить на заместителя директора Барановича Г.Д.
• Отменить приказ № 116 от 02.03.2014 «О внесении изменений в приказ № 114 от 26.02.2014»

Если приказ (распоряжение) предполагается ввести в действие не с момента его издания, необходимо указать срок введения его в действие.

Ввести в действие настоящий приказ с 01.04.2014. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа. Контроль за исполнением приказа возложить на Богачеву М.Р.

оформляются на оборотной стороне последнего листа приказа (распоряжения) согласно компетенции отделов и вопросам, затронутым в приказе. Если приказ затрагивает финансовые вопросы, то обязательна виза финансового отдела. Если кадровые, то нужна виза отдела кадров.

Если для приказа требуется правовая экспертиза, то его визирует юридический отдел. Последней визирует приказ служба делопроизводства. указываются только в тексте приказа и не оформляются отдельно как в письмах.

Назначить членов комиcсии по уничтожению документов согласно приложению 1 к настоящему приказу.

Когда приказ подготовлен и собраны все визы, его подписывает руководитель (заместитель).

После этого документ нужно зарегистрировать. После присвоения номера ваш приказ или распоряжение можно считать введенным в действие.

Приказы по основной деятельности – как правильно составить

Помещено в тему:

Приказы по основной деятельности каждая организация в процессе своей деятельности использует весьма активно.

Эта статья ответит на вопрос как правильно составить приказ, чтобы оформление приказов соответствовало нормам делопроизводства.

С конкретными примерами можно ознакомиться в разделе «Образцы приказов». Этот ресурс совсем молодой, так что коллекция образцов со временем непременно будет пополняться.

Для оформления решения нормативно-распорядительного характера необходимо составить приказ.

Проекты приказов по основной деятельности готовят специалисты подразделений организации в пределах своей компетенции по поручению руководства или в инициативном порядке. Но помните, инициатива у нас наказуема (шутка). При этом ответственность за качественную подготовку проекта приказа ложится на начальника этого структурного подразделения, а правильность оформления приказов – на службу делопроизводства.

Приказы по основной деятельности следует составлять на бланке приказа установленной формы. Очень хорошо, если применяемый бланк приказа в организации установлен в вашей инструкции по делопроизводству.

Посмотрите по ссылке приведенный образец . Он включает все обязательные реквизиты, измените только на данные своей организации. Минимальный размер полей каждого листа приказа слева, сверху, снизу – 20 мм, справа – 10 мм.

Согласно бланк письма имеет аналогичные размеры. Если текст приказа большой, то их нумеруют, начиная со второго листа. Причем положено это делать сверху и по центру.

Заголовок к тексту Текст приказа по основной деятельности должен иметь краткий заголовок, который выравнивается по центру листа.

Он отвечает на вопрос «о чем?» и пишется без кавычек – Об утверждении положения …, О назначении ответственного … и т.д.

Изложение основания приказа Обычно текст начинают с изложения причин, основания подготовки приказа (преамбула). Распространенные варианты начала – «В целях…», «В соответствии…», «Во исполнение…» и т.п. В случае необходимости оформляется ссылка на документ-основание в следующем порядке: вид документа + автор + дата + номер + название.

Смотрите образец составления – В соответствии с приказом Министерства культуры от 31.12.2013 № 2211 «…заголовок документа». В приказах завершает преамбулу слово п р и к а з ы в а ю, лучше его указывать в р а з р я д к у и не переходить на новую строку (смотрите образцы приказов).

Эта фишка из инструкции по делопроизводству в федеральных органах власти. Но если в вашей организации принято слово ПРИКАЗЫВАЮ: печатать заглавными буквами с новой строки без разрядки (как показано здесь), то такой вариант тоже допустим.

Распорядительная часть В текст приказов по основной деятельности включают перечисление предписываемых действий. Здесь важна конкретика и возможность последующего контроля исполнения. Действия в распорядительной части удобно делить на пункты (но это не обязательно).

В качестве исполнителей поручений могут фигурировать как структурные подразделения, так и конкретные люди. При необходимости определяют сроки исполнения. Сроки не устанавливают для поручений регулярного или нормативного характера.

В последнем пункте можно указать на кого возложен контроль за исполнением приказа (но это тоже не обязательно). Когда предполагается ввести в действие приказ по основной деятельности не с момента его издания, то надо указать срок его введения. В текст приказа не нужно включать фразу вида «Приказ довести до …».

Исполнитель одновременно с проектом приказа готовит произвольной формы (т.е. его можно изменять как угодно), где и перечисляет нужные структурные подразделения или конкретных лиц, которых необходимо ознакомить. Ведь приказ издается не для того, чтобы его тайно хранить в сейфе.

Есть «специальные люди» в службе делопроизводства, в обязанности которых входит дальнейшая работа с приказами организации после их подписания. Можно сделать все менее формально.

В организации люди часто не возражают ставить отметку об ознакомлении с приказом и без листа рассылки. Как оформить приложение Отдельные массивы информации из-за их большого объема обычно оформляют в виде отдельных приложений к приказам по основной деятельности. Например, утверждаемые приказом другие документы (инструкции, положения, графики, схемы, штатные расписания и т.д.).

Если приложений несколько, то их в тексте приказа нумеруют. Например,

«Утвердить порядок приема–передачи, учета и списания основных средств (приложение № 4)»

. Непосредственно на первом листе приложения в правом его верхнем углу оформляют отметку по следующему образцу: Приложение № 4 к приказу ООО «Буйвол» от 16.01.2014 № 12 Как правильно оформить или его изменении читайте в другой статье.

Там же будут образцы составления таких приказов. Если требуется , тогда посмотрите пример по ссылке в этой статье.

Думаю на сегодня достаточно информации об оформлении приказов.

Что еще по данной теме? Далее можно будет почитать о по основной деятельности – это обязательные этапы. Евгения Полоса Спасибо Вам за добавление этой статьи в: Еще интересное по теме: К записи 220 комментариев © 2011-2019 . Все права защищены MAXCACHE: 0.35MB/0.00076 sec

Как правильно оформить приказ

21 апреля 2021306 прочитали1 мин.757 просмотров публикацииУникальные посетители страницы306 прочитали до концаЭто 40% от открывших публикацию1 минута — среднее время чтенияКабдулова Куралай В каждой организации и учреждении издаются приказы различного содержания.

От правильного оформления приказа зависит эффективность работы организации, так как основные решения руководителя закрепляются как раз этим документом, а для того, чтобы все принятые решения имели официальный статус и были обязательны к исполнению, их необходимо юридически грамотно документально оформить.

Рассмотрим основные требования при оформлении приказов, которые сложились в делопроизводственной практике. Нижеперечисленные рекомендации носят универсальный характер и могут быть использованы в любой организации. Приказ – это правовой акт индивидуального применения, издаваемый руководителем организации, действующий на основе принципа единоначалия, в целях закрепления решений правового характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам работы организации.Подготовка приказа включает следующие этапы:1) изучение вопроса и сбор необходимых сведений;2) подготовка проекта приказа;3) согласования проекта;4) подписание руководителем;5) доведение приказа до исполнителей.При создании и оформлении документа используется бланк приказа организации.

Бланк приказа имеет определенный набор реквизитов, который заранее определен и регламентирован Правилами документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях, утвержденными постановлением Правительства Республики Казахстан от 31 октября 2018 г. № 703, где в приложениям 6–7 приведены его образцы.

Реквизиты на бланках располагаются в определенной последовательности в соответствии со схемой расположения: 1) изображение Государственного Герба Республики Казахстан или эмблемы, логотипа, товарного знака (знака обслуживания) с учетом требований пунктов 16, 17 Правил документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях от 31 октября 2018 г.

№ 703;2) официальное наименование организации;3) наименование вида документа;4) дата приказа;5) регистрационный номер приказа;6) место издания приказа;7) заголовок к тексту;8) текст;9) подпись;10) отметка о согласовании приказа;11) оттиск печати организации.Каждый лист документа, должен иметь следующие параметры набора текста: 1) левое поле – 20 мм;2) правое поле – 10 мм;3) верхнее поле –10 мм;4) нижнее поле – 10 мм.Текст документа печатается размером 14 шрифта Times New Roman или Arial через один межстрочный интервал.

Возможность использования шрифта Arial закреплена в новых Правилах от 31 октября 2018 г. № 703. В отдельных случаях, а также при оформлении таблиц, приложений, отметки об исполнителе, примечаний допускается изменение размеров шрифта и межстрочного интервала. При этом размер шрифта должен быть не менее – 10, а абзацный отступ (отступ первой строки) должен составлять 1, 25 см.

Приказы государственных органов разрабатываются и принимаются на казахском языке, при необходимости, их разработка может вестись на русском языке с обеспечением, по возможности, перевода на другие языки.

На бланке печатается, как правило, только первая страница приказа, вторая и последующие страницы печатаются уже на чистых листах бумаги формата А4. Листы приказов и приложений к ним нумеруются сквозной нумерацией в верхней части каждого листа по середине. Номера проставляются арабскими цифрами в середине верхнего поля листа без знаков препинания.Согласно правилам делопроизводства приказ должен содержать заголовок.

Он нужен для того, чтобы точно передать суть приказа при регистрации, быстро ознакомиться с содержанием приказа и облегчить поиск документа.

Заголовок должен располагаться в левой верхней части листа над текстом приказа. Заголовок к тексту документа оформляется полужирным шрифтом от границы левого поля документа, без переноса слов и не должен содержать более 35 знаков в каждой строке.

Государственным органам необходимо оставить место с правой стороны для штампа о государственной регистрации нормативного правового акта не менее 7,5 см, если приказ регистрируется в органах юстиции. В приказах, не требующих государственной регистрации в органах юстиции, при величине заголовка более 5 строк, допускается оформление заголовка посередине документа. Заголовок набирается шрифтом того же размера, что и основной текст приказа, то есть 14 шрифтом.

Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок приказа должен отвечать на вопрос «О чем?», («О ком?»), пишется без кавычек и начинается с предлога «О» или «Об».

Например:О распределении и закреплении автотранспорта за должностными лицами и водителямиОб утверждении годового плана государственных закупок товаров, работ и услуг на 2018 годВ заголовке, предусматривающем внесение изменений и (или) дополнений в ранее принятый приказ, должна содержаться ссылка на форму акта, дату принятия, регистрационный номер, заголовок (в указанной последовательности) последнего.

Например:О внесении изменений и дополнений в приказ Министра финансов Республики Казахстан от 3 августа 2010 года № 393

«Об утверждении Правил ведения бухгалтерского учета в государственных учреждениях»

Интервал между заголовком и текстом, текстом и подписью – 2 строки. Текст приказа излагается с соблюдением норм литературного языка, юридической терминологии и юридической техники, его положения должны быть предельно краткими, содержать четкий и не подлежащий различному толкованию смысл. Текст не должен содержать положения декларативного характера, не несущие смысловой и правовой нагрузки.

Не допускается употребление устаревших и многозначных слов и выражений, эпитетов, метафор, сокращений слов.

В тексте приказа наименования государственных органов и иных организаций пишутся полностью в соответствии с официальным названием и единообразно по всему тексту. В целях обеспечения простоты и лаконичности текста нормативного правового акта допускается сокращение наименований государственных органов и иных организаций с расшифровкой значения сокращения либо аббревиатуры в самом тексте нормативного правового акта.Текст должен быть четко сформулирован и напечатан единым шрифтом, без пробелов между буквами, переносов слов, без помарок и исправлений, грамматических и орфографических ошибок. В тексте не допускаются выделение и подчеркивание отдельных слов и словосочетаний, кроме заголовка, названий параграфов, глав, подразделов, разделов, частей, должности, инициалов и фамилии подписывающего лица, которые пишутся выделенными буквами.

Фамилии, имена и отчества в тексте пишутся полностью.В тексте при обозначении даты название месяца указывается прописью, а год – полностью, например: «6 января 2021 года».Текст приказа состоит, как правило, из двух частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты и события, послужившие основанием для издания приказа. Она может начинаться словами «В целях», «Во исполнение», «В соответствии…» и др.

Если приказ издается на основании другого документа, то в констатирующей части указывается наименование этого документа, наименование органа, издавшего документ, дата, регистрационный номер и заголовок к тексту.

При ссылке на нормативный правовой акт, зарегистрированный в органах юстиции, дополнительно указывается номер, под которым он зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов. Например:В целях оптимизации системы делопроизводств… В соответствии с подпунктом 11) статьи 5 Закона Республики Казахстан от 27 июля 2007 года «Об образовании» (зарегистрирован в Реестре государственной регистрации нормативных правовых актов за № 13569) За констатирующей частью текста следует слово «ПРИКАЗЫВАЮ:», которое набирается прописными буквами полужирным шрифтом и не допускается его перенос на другую строку.

При этом запятая перед этим словом не ставится (если ее наличия не требует пунктуация констатирующей части текста), а после него следует двоеточие.Констатирующей части в приказе может не быть. В этом случае пишется только распорядительная часть после слова ПРИКАЗЫВАЮ:Затем с абзаца новой строки следует текст распорядительной части приказа.

Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения (принять, назначить, уволить, перевести). Например: – Утвердить прилагаемые Санитарные правила.Распорядительная часть может делиться на пункты, подпункты и абзацы.

Пункты и подпункты нумеруются арабскими цифрами. Перед абзацами дефис или иные знаки не ставятся. Например: 1. Утвердить прилагаемые квалификационные требования и перечень документов, подтверждающих соответствие им, для деятельности в сфере образования.2.

Департаменту школьного образования Министерства образования и науки Республики Казахстан в установленном законодательством Республики Казахстан порядке обеспечить:1) государственную регистрацию настоящего приказа в Министерстве юстиции Республики Казахстан;2) размещение настоящего приказа на официальном интернет-ресурсе Министерства образования и науки Республики Казахстан.3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на курирующего вице-министра образования и науки Республики Казахстан.4.

Настоящий приказ вводится в действие по истечении десяти календарных дней после первого официального опубликования.Действия однородного характера могут быть перечислены в одном пункте. В качестве исполнителей указываются структурные подразделения или конкретные должностные лица. Последний пункт распорядительной части может содержать сведения о подразделении или должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением приказа.

Если к приказу имеются приложения, то об этом делается ссылка в распорядительной части текста с указанием номера приложений, присваиваемого в порядке упоминания приложений в тексте акта, за исключением случаев, когда к приказу имеется одно приложение. Ссылка на приложение должна соответствовать названию самого приложения. Реквизит «отметка о наличии приложения к документу» после текста приказа самостоятельно не оформляется.

Например: Утвердить прилагаемые Правила документирования, управления документацией и использования систем электронного документооборота в государственных и негосударственных организациях.Если приказ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или какие-то его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка.

Текст пункта начинается словами «Признать утратившим силу…».

Например:Признать утратившим силу приказ Министра по делам государственной службы Республики Казахстан от 9 февраля 2016 года № 27

«Об утверждении Методики оценки качества оказания государственных услуг»

Приказы о приеме на работу, переводе, расторжении трудового договора, о предоставлении отпуска, поощрении или взыскания могут состоять только из распорядительной части.Приказ, как правило, подписывает руководитель организации, а в его отсутствие – лицо, замещающее его. Если приказ оформляется на бланке организации, в реквизите «подпись» не указывается полное наименование должности лица, подписывающего документ. В совместных приказах указываются полное наименование должностей, фамилия и инициалы совместно подписывающих лиц.

Подпись состоит из личной подписи и расшифровки подписи, в которой первыми указываются инициалы, затем фамилия. После подписание приказа ставится оттиск печати организации, заверяющей подлинность подписи должностного лица на документе.

Оттиск печати организации проставляется после наименования должности лица, подписавшего документ, не захватывая его личную подпись.Приказ вступает в силу с момента подписания (если в нем не определен более поздний срок) и подлежит регистрации. Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года. Приказы по основной деятельности, личному составу регистрируются отдельно в соответствующих журналах (базах данных).

К порядковому номеру приказа по личному составу через дефис добавляются литеры «л/с» или «к».Регистрационный номер может быть простым порядковым номером приказа по журналу регистрации, а может и дополняться различными буквенными или цифровыми индексами. Индексы отделяются от порядкового номера косой чертой или дефисом.

Дата традиционно оформляется словесно-цифровым способом: «Приказ от 15 ноября 2018 г. № 01-11/18», где 01-11 индекс дела, а цифра 18 порядковый номер приказа.