Как закончить благодарственное письмо

Как закончить благодарственное письмо

Как написать благодарственное письмо: анализ шести образцов


Блог / / / Это руководство будет логическим продолжением нашей популярной статьи . Судя по данным Яндекс Метрики, тема сегодня востребована. Поисковая фраза «как написать благодарственное письмо» стоит на четвертом месте среди всех запросов, ведущих на сайт «Студии».

Почему так происходит? Скорее всего, дело в экономическом кризисе, с которым столкнулся бизнес. Прямая лобовая реклама нынче многим не по карману. Вместо нее в ход идут приемы партизанского маркетинга в сочетании с глубокой работой по удержанию клиентов и стимулированию повторных продаж.

— прекрасный инструмент, который в умелых руках строит крепкие и лояльные отношения с целевой аудиторией. О чем мы будем говорить: проанализируем типичные и нетипичные образцы благодарственных писем, разберем распространенные ошибки и научимся использовать Thank You Letter не только для повышения лояльности, но и для повторных продаж. Скучные благодарности Пролистав образцы благодарственных писем в Google, мы сначала откровенно заскучали.

Но вслед за скукой пришел интерес, мы ощутили себя Колумбом, неожиданно открывшим Америку. Дело вот в чем, пока 99 % компаний Украины и России соревнуются в создании скучных благодарственных писем, вы сможете переплюнуть их всех разом и выделиться с помощью заметного, теплого и продающего Thank You Letter.

Давайте по порядку. Среди образцов благодарственных писем, которые есть в свободном доступе, мы обнаружили два типа документов: письмо в виде торжественной грамоты с графическими рамочками и сухой текст на бумаге А4 с печатью и реквизитами.Оба эти типа грешат одинаковыми ошибками.

Хотя, слово «ошибка» здесь, наверное, не к месту.
Назовем их шероховатостями:

  1. «Обеспечение», «за оказанную», «позвольте», «личный вклад», «плодотворное», «выразить» — впечатление, будто все благодарственные письма в СНГ пишет один и тот же человек.Убегайте от этой канцелярщины. Будьте настоящими.
  2. Уважаемый _______ . Пробел, который потом заполняется от руки говорит о массовости этой благодарности. А это уже «не то пальто». Да и слово «уважаемый» порядком надоело. Все верно, оно допустимое, общеупотребительное. Но мы же хотим достучаться до нашего адресата, а не стать одними из…
  3. Заголовок «Благодарственное письмо». Мы же не раз говорили о том, что нужно уходить от этого шаблона. Причину аргументировали на примере . Что использовать вместо этой фразы? Например, теплое «Спасибо» или дружественное «Дорогой Петр Сергеевич».
  4. «Мы надеемся на дальнейшее сотрудничество» — эта фраза встретилась в половине всех Thank You Letter, которые нам довелось проанализировать. Цель благодарственного письма — поблагодарить, а не намекнуть о своем желании работать дальше. Пригласить к «дальнейшему сотрудничеству» можно гораздо эффектнее. Мы покажем, как именно.

Итого получаем: большинство Thank You Letter выглядят так же, как и примеры предложений о сотрудничестве, то есть официально, шаблонно, скучно.

В них нет эмоций и человечности. Хотя настоящая благодарность должна содержать в себе все эти качества. Мы предлагаем вам уйти от серости и совковой торжественности. Благодарственные письма: анализ шести образцов В этой части статьи мы проанализируем несколько вариантов Thank You Letter, обратим внимание на то, что можно усовершенствовать.

Благодарственные письма: анализ шести образцов В этой части статьи мы проанализируем несколько вариантов Thank You Letter, обратим внимание на то, что можно усовершенствовать.

В конце предоставим вам самый оптимальный, на наш взгляд, образец, который может послужить эталоном.

Образец №1 Начнем с этого письма. Что здесь напрягает глаз:

  1. заголовок,
  2. надежда на сотрудничество,
  3. стиль «Мы + Наш»,
  4. отсутствие деталей, имен.
  5. канцеляризмы,

С одной стороны, благодарят, а с другой — искренне радуются своим достижениям. Этот документ можно смело назвать: «Самовосхвалительное письмо».

Образец №2 Перед вами — пример типичного благодарственного письма, в котором строчку «разработка интерактивной мульти-медиа презентации» можно заменить, скажем, на «проектирование жилого дома» или «дизайн мебели для офиса».

К чему мы клоним: в письме нет конкретики. Тех особенных фактов, которые можно подчеркнуть в работе студии. Это не грубая ошибка, но ее отсутствие поможет вашему Thank You Letter стать более личным, ценным.

Как в следующем примере. Образец №3 Видно, что письмо составлялось от сердца к сердцу, без скучных шаблонных заготовок. Такой текст приятно читать. Он личностный, человечный, но в то же время уверенный. В нем нет заискивания. Еще радует фирменный дизайн и отсутствие рамочек а-ля школьная грамота по геометрии.

Образец №4 Мы все ближе и ближе подбирается к нашему фавориту. Признаемся, что поиск образцов, которые расположены ниже, занял определенное время.

Трудно было найти жемчужины в свалке рамочно-торжественных болванок. Возможно, дизайн этого письма не идеален. Но в нем четко прослеживается желание подчеркнуть значимость адресата и добавить человечности в документ. Обратите внимание на нестандартный заголовок, на рукописный (пусть и компьютерный) шрифт, на искренние пожелания успехов и процветания.

Обратите внимание на нестандартный заголовок, на рукописный (пусть и компьютерный) шрифт, на искренние пожелания успехов и процветания.

Видно, что Алла Николаевна действительно благодарна Павлу Владимировичу, не требует от него продолжения сотрудничества, а просто желает счастья. Образец №5 За оригинальными и человечными письмами благодарности пришлось идти в «буржунет».

Посмотрите на западные Thank You Letter, вы сразу почувствуете разницу: там нет нашей уныло-шаблонной совковости. Владельцы бизнесов пытаются выделиться и искренне выразить признательность своим партнерам (клиентам, подрядчикам, исполнителям).

Обратите внимание на этот образец.

Он человечный, живой. И в нем кроме искренней благодарности есть предложение к дальнейшему сотрудничеству. Без всяких там «надеемся… позвольте выразить…». Перевод: «Дорогой Монти! Огромное спасибо вам за все!

Я очень высоко ценю все, что вы сделали, чтобы помочь мне в последнюю минуту.

Пожалуйста, перешлите файлы, когда у вас будет возможность. Я попытаюсь завершить этот проект к октябрю.

И буду определенно нуждаться в ваших услугах снова! Успехов! Миа». Образец №6 На данный момент это наш любимчик.

Оригинальный формат в виде карточки на плотном картоне,человечный текст, написанный от руки и призыв к дальнейшему сотрудничеству.

Обратите внимание на дизайн карточки — судя по всему, она специально создана для таких писем.

На ней указан электронный адрес отправителя, название его компании.

Почему бы вам не подготовить серию таких открыток? С одной стороны — приятный рисунок или фотография, связанная с бизнесом, с другой — пространство для рукописного текста.

Карточка не вызывает ощущения искусственного официоза. Она настоящая, живая, как открытка от лучшего друга. Перевод: «Дорогой мистер Кинкард.

Я пишу, чтобы поблагодарить вас за отличную работу. Было очень здорово работать с вами!

Буду с нетерпением ждать вас в ближайшее время. Спасибо за отличную работу. С наилучшими пожеланиями, мистер Дэвбертс».

Напоследок… Чтобы подвести итог анализа, давайте определим качества, которые помогут вашему благодарственному письму стать по-настоящему благодарственным.

  1. Эксклюзивность (без шаблонов);
  2. Живой язык;
  3. Персональность;
  4. Приглашение к дальнейшему сотрудничеству.
  5. Уникальный дизайн (без рамочек);
  6. Описание деталей проекта;
  7. Забота о человеке, а не об интересах бизнеса;

Не забывайте, что благодарственное письмо можно сопроводить:

  1. подарком (персональной скидкой, бонусом);
  2. бизнес-предложением;
  3. приглашением (на встречу, в соцсети, на мероприятие).

Выделяйтесь, будьте настоящими и живыми!

И ваши Thank You Letter обязательно принесут дополнительную прибыль.

Понравилось? Поделитесь с друзьями!
Похожие статьи Похожие статьи Рубрики Популярные статьи

  1. 05.09.2014
  2. 31.03.2016
  3. 10.11.2014

Будь с нами Получайте практические советы по рекламе и маркетингу на свой email Я даю согласие на обработку своих персональных данных Подписаться подписчиков уже получают наши советы! Популярные статьи

  1. 05.09.2014
  2. 31.03.2016
  3. 10.11.2014

Будь с нами © 2021.

Все права защищены.

Что такое благодарственное письмо

Exact matches only Exact matches only Search in title Search in title Search in content Search in content Search in excerpt Search in posts Search in posts Search in pages Search in pages Hidden

28 Май, 2018 Получайте клиентов из&nbspemail‑рассылки Создайте письмо за 15 минут.

Отправляйте до 1500 писем в месяц бесплатно.

Exact matches only Exact matches only Search in title Search in title Search in content Search in content Search in excerpt Search in posts Search in posts Search in pages Search in pages Hidden Благодарственное письмо — это деловой документ, который включает слова благодарности, выражаемые конкретному лицу или организации по какому-то поводу.

Примером может быть благодарность за профессионализм, качество оказанных услуг, отличную учебу и т.д. Благодарственное письмо может быть самостоятельным документом либо являться ответом на какую-либо инициативу (поздравительное письмо, приглашение). Найти повод, чтобы составить благодарственное письмо, не сложно.

Этот документ считается признаком хорошего тона в любой организации или бизнес-сообществе. С его помощью можно выразить уважение к своим коллегам, спонсорам, заказчикам или инвесторам. Особо ценятся благодарственные письма на имя сотрудника за значительный вклад в развитии предприятия, отрасли или какого-либо важного проекта.

Это говорит об уважении и внимании к человеку, а это всегда приятно и неожиданно. Благодарственные письма чаще всего пишут следующим лицам:

  1. юбилярам на дни рождения, родственникам и друзьям на памятные даты.
  2. спортсменам и их тренерам;
  3. деловым партнерам и инвесторам;
  4. ученым за вклад в развитие науки и отрасли в целом;
  5. сотрудникам и клиентам различных предприятий и организаций;
  6. школьникам и студентам, показывающим выдающиеся успехи в учебе (благодарственное письмо часто адресуется их родителям);

Написание благодарственного письма — это также отличный пример послепродажного обслуживания. По мнению Алексея Иванова (гендиректор маркетингового агентства «МастерУм»), такой способ повышает уровень продаж и создает мощную клиентскую базу из преданных заказчиков.

Благодарственное письмо при этом обязательно нужно писать от руки, максимально избегая шаблонных фраз и выражений — найдите индивидуальный подход к каждому человеку. Такое отношение говорит о том, что у директора всегда есть время на каждого клиента.

Другой пример рассказывает Алексей Дмитриев (гендиректор по корпоративному продвижению сети Enter).

В их организации каждый месяц выбирается несколько сотрудников, которые показали высокие результаты работы за определенный период. Такое оценивание весьма субъективно, но, несмотря на это, производительность на предприятии значительно возрастает.

Церемония награждения проходит в официальной обстановке в конференц-зале, где каждый сотрудник получает соответствующую благодарность.

Написать благодарственное письмо можно практически за любые заслуги.

Каждое действие, которое пошло вам на пользу, можно расценить как повод для написания этого документа. Чем неожиданное будет благодарственное письмо, тем лучше для вас и приятнее для человека, который его получил.

Обычно к оформлению и структуре написания благодарственного письма нет никаких особых требований — допустимо его составление в произвольной форме. Несмотря на это, оно все же является деловым документом.

Существуют некоторые каноны и пожелания к структуре письма:

  1. Непосредственно обращение. Вписывается фамилия и имя человека, которому посвящено письмо или название организации.
  2. Основная часть. Собственно, сами слова благодарности. Начинать лучше с какой-нибудь шаблонной фразы («Разрешите выразить свою признательность.», «Мы благодарны вам за.», «Выражаем благодарность.» и т.д.).
  3. Шапка документа. Ее наличие необязательно, пишется только при необходимости. Помещается в правом верхнем углу документа. Там указана информация о лице или предприятии, которому выражается благодарность: название, занимаемая должность, имя и инициалы человека.
  4. Подпись. В левом нижнем углу указывается имя и должность человека, выражающего благодарность, ставится его подпись.

Оформление и составление благодарственного письма имеет четкую последовательность. Соблюдая ее, вы сможете сохранить структуру и логику повествования, максимально понятно и естественно донести свой посыл до адресата.

Если письмо адресовано сотруднику вашей фирмы, то используйте обращение «Уважаемый (ая-).». Такое начало подчеркивает уважение к собеседнику.

Избегайте неискренних обращений по типу «Господин.» или «Дорогой (-ая).».

Они выглядят неестественно и несуразно, полностью нарушают официальный тон письма.

Обращение «Дорогой (-ая).» допустимо только если вы находитесь в достаточно теплых отношениях с получателем.

Если вы ходите выразить благодарность своему коллективу, то отлично подойдет обращение «Уважаемы коллеги!» В тексте письма обязательно сделайте уточнение, кого именно вы благодарите.

Если конечный адресат — это компания-партнер или инвестор, то в начале допускается обращение к руководителю, а в основной части — упоминание организации и даже конкретных лиц.

Отметьте, кто и кого благодарит. Благодарственное письмо может быть отправлено от лица организации, группы людей или лично вас.

К примеру:

  1. «От имени коллектива ООО „Стройком-1“ и от себя лично выражаю благодарность».
  2. «ООО Зеленый мир выражает благодарность»;
  3. «Руководство компании „AI Electronics“ .»;

Довольно нестандартным и торжественным будет начало: «Я, как директор „ООО Рекреатор“, хочу искренне поблагодарить вас.».

Такая формулировка применяется в ситуациях, когда благодарность выражается за вклад, значимый для всего предприятия или организации.

Письмо может быть направлено в отношении целой компании, ее директора, коллектива или конкретного сотрудника. За счет индивидуализации вы можете выделить определенного сотрудника и поблагодарить его за проявленный профессионализм, достижения и открытия.

В такой ситуации необходимо обращение на «Вы».

Например,

«От лица всей организации хочу выразить Вам благодарность»

; «Благодарим Вас за.». Если вы обращаетесь к партнёрам или коллективу, то допустимо использовать следующие обращения:

  1. при обращении к коллективу полезно будет указать несколько персон (но не более 5-7 человек). Например, «Уважаемые коллеги! Я, как директор, выражаю искреннюю благодарность коллективу финансового отдела нашей компании, а именно.»;
  2. указывайте, в адрес кого направлена благодарность: «Мы выражаем искреннюю благодарность коллективу Вашей компании», «Фирма „AI Electronics“ благодарит Вашу организацию»;
  3. если коллектив отдела достаточно большой, то нет нужды перечислять всех по имени — достаточно будет просто упомянуть руководителя данного подразделения.

Всегда указывайте, за что конкретно вы благодарите. Избегайте расплывчатых формулировок, без какой-либо конкретики: «Уважаемая.!

Коллектив организации выражает Вам благодарность за все, что Вы для нас сделали».

Такое построение фразы неправильно — человек сразу видит шаблон и не чувствует индивидуального подхода к написанию письма.

Так за что же выразить благодарность? Во многом это зависит от повода.

Если благодарственное письмо отправляется работнику вашей компании, то можно похвалить его за профессионализм и достижение успехов в своей сфере. Партнеров и инвесторов благодарят за помощь, предоставленные возможности, техническое оснащение, услуги, аренду помещения и т.д.

Правильно составленная благодарность выглядит следующим образом: «Уважаемый.!

Коллектив фирмы выражает Вам благодарность за помощь в развитии партнерских отношений и предоставленную площадь для размещения оборудования финансово-аналитического отдела нашей компании.» Конкретизируйте благодарность, остановитесь на деталях, которые особенно хорошо удались получателю благодарственного письма. Именно эта часть делает этот документ столь ценным и индивидуальным.

Получатель почувствует искреннее внимание со стороны отправителя, ощутит свой вклад в развитие общего дела или отдельной сферы.

Старайтесь не прибегать к откровенной лести.

Чаще всего все зависит от формулировки — выражения вроде «Не имеет себе равных», «бесподобен», «на высоте» и т.д. необходимо исключить из текста. Укажите конкретно, за что вы хвалите получателя.

Если для него это действительно важно, то опускаться до шаблонных фраз и формулировок вам не придется. Благодарственное письмо — это документ с позитивным посылом. Постарайтесь спрогнозировать развитие событий, загляните в будущее и пожелайте несколько приятных слов адресату.

Например,

«Желаю Вам новых креативных идей, творческих успехов и неиссякаемого оптимизма»

.

В этой же части вы можете выразить надежду на дальнейшее сотрудничество.

Если не сделать этого, то благодарственное письмо автоматически приобретает определенный оттенок прощания. Добавьте в конце фразу

«Надеемся на продуктивное сотрудничество с Вами в будущем»

, и документ приобретет абсолютно другой оттенок. Последний этап — это вычитка и корректировка оставленного документа.

Данный шаг предполагает:

  1. проверку текста на отсутствие грамматических и пунктуационных ошибок — неграмотно составленное письмо может полностью испортить впечатление об отправителе;
  2. оценку объема благодарственного письма: средний объем — половина листа формата А4;
  3. как только вы перечитали письмо и отредактировали его, сразу же отправляйте его получателю — чем быстрее вы отправите этот документ, тем более эффективным и запоминающимся он окажется.
  4. оценку стилистического постоянства: проследите за логикой и стилем повествования — в письме не должно быть фраз, которые выбиваются из делового стиля речи;
  5. удаление ненужного многословия — нет нужды выделять каждый пункт отдельно (кроме самого слова «Спасибо» или «Выражаю благодарность»);

При составлении благодарственного письма вам нужно избегать:

  • Чрезмерной детализации, использования статистики или чисел для наглядности.

    Для того чтобы сказать «Спасибо», вовсе не обязательно прибегать к данным методам — они делают письмо более громоздким и тяжелым для восприятия.

  • Упоминания ошибок, которые возникли в процессе сотрудничества.

    Благодарственное письмо должно включать только лучшее, что принесла совместная работа с получателем послания.

  • Грамматических, пунктуационных и стилистических ошибок.
  • Фамильярности. Благодарственное письмо — это в первую очередь деловой документ. Обращения и стиль его должны быть выдержаны соответствующим образом.

Написать хорошее благодарственное письмо — достаточно тяжелое занятие.

Мало у кого получается сделать это с первого раза — необходимы тренировки для того, чтобы «набить» руку. Существует несколько простых советов, которые помогут сделать ваше благодарственное письмо лучше:

  • Заполняйте благодарственное письмо от руки. Так вы покажете, что у вас всегда есть время на то, чтобы сказать «Спасибо». Если же вы слишком загружены, то хотя бы поставьте собственную подпись — человеку всегда приятно оказанное внимание.
  • Не выбирайте слишком большой шаблон. Идеальный вариант — это карточка нейтрального цвета (белого или кремового) с тиснением «Спасибо» или «Выражаю благодарность» с фронтальной стороны.
  • У вас нет почтового адреса получателя? Передайте конверт ему в руки либо отправьте электронное письмо. Второй вариант также предпочтителен, если общение с заказчиком или партнером происходило в режиме онлайн. Составьте текст письма самостоятельно, не копируйте шаблоны из интернета. Минус таких писем — высока вероятность игнорирования или автоматического помещения в раздел «Спам».
  • Особое внимание уделите почерку. В случае, если вы не до конца уверены в разборчивости и качестве почерка, то продемонстрируйте образец близкому вам человеку. В самом крайнем случае допустимо написание письма третьим лицом (но подпись обязательно должна быть ваша!).
  • Старайтесь оформить благодарственное письмо на фирменном бланке (если речь идет о деловой документации). В случае, если у вашей компании нет собственного бланка, то желательно завести его — он может пригодиться и для других документов.

Многим людям гораздо удобнее составить благодарственное письмо после просмотра образца.

Из такого примера можно позаимствовать обращения и обороты речи, некоторые фразы и словосочетания. Пример благодарственного письма за сотрудничество ООО «Инвест-центр» выражает искреннюю признательность и благодарность ОАО «МебельСтрой» за бесперебойную и оперативную доставку мебели в 2014 году.

Стабильные отгрузки дали нам возможность закончить проект вовремя и значительно расширить клиентскую базу. Надеемся на сохранение дружественных отношений между нашими компаниями и искренне желаем дальнейшего плодотворного сотрудничества. Директор ООО «Инвест-центр» Перехватов Л.В.

Подпись Пример благодарственного письма сотруднику Уважаемый Петр Михайлович! Искренне признательны Вам за то, что вы уже на протяжение 15 лет работаете в нашем коллективе и вносите неоценимый вклад в развитие и продвижение компании!

Благодаря Вашему профессионализму нам удается выполнять тяжелую, но одновременно очень важную задачу — развивать и улучшать машиностроение нашей страны! В день Вашего 60-летия хотелось бы пожелать бесконечной творческой энергии, исполнения всех планов и начинаний, здоровья и семейного счастья! Глубоко признателен, директор ООО «Машинстрой» Юрьев К.В.

Подпись Благодарственные письма — неотъемлемый элемент делового этикета. Их использование на практике необходимо по следующим причинам:

  1. увеличение лояльности к вашей компании или бренду со стороны клиентов;
  2. переход на более личный уровень взаимоотношений: общение в таком русле приятно и для сотрудника компании, и для предприятия-партнера;
  3. клиенты, получившие благодарственное письмо, более склонны к совершению последующих покупок, это же касается и партнеров — вы можете рассчитывать на длительное сотрудничество благодаря этому деловому документу.
  4. поддержание долгосрочного сотрудничества за счет благодарственного письма;
  5. «одушевление» и «оживление» вашей компании — выйдите из обилия серых безликих организаций и продемонстрируйте заботу о клиентах или партнерах при помощи благодарственного письма;

Чем более индивидуально и профессионально написано благодарственное письмо, тем более велик шанс того, что адресат действительно испытает теплые эмоции и почувствует внимание с вашей стороны. Помните: написание деловой документации — это навык, который можно и нужно развивать.