Книга по возвратам как заполнить

Бланк книги учёта доходов и расходов + образцы заполнения


Книга учёта доходов и расходов — это документ, который поможет подтвердить поступления и траты денег в течение года, если у ФНС появятся к вам вопросы при проверке. Обычно КУДиР нужна налоговой при камеральных проверках, когда инспектор запрашивает у банков информацию о движении денег по вашему расчётному счёту. Если она не соответствует декларации, налоговая отправит вам требование предоставить пояснение. Вести КУДиР обязаны все предприниматели и организации на УСН, а также предприниматели на ОСНО, ПСН и ЕСХН.

Сдавать же книгу нужно только после запроса налоговой.

Тем, кто не сделает этого в течение 10 дней, придётся заплатить штраф.

В этой статье подробно расскажем, что делать с КУДиР на упрощённой системе налогообложения и где отыскать книгу в Эльбе.

КУДиР можно вести на бумаге и в электронном виде, но главное — вносить данные в хронологическом порядке. Если вы планируете записывать все хозяйственные операции от руки — распечатайте в начале налогового периода.

А если хотите вести учёт в электронном виде — обязательно распечатайте заполненную книгу в конце отчётного периода.

Иначе она не будет считаться действительной. Вне зависимости от формата ведения завершённую и проверенную КУДиР нужно сшить, пронумеровать, заверить подписью руководителя и печатью, если таковая имеется. Ещё не забудьте указать общее количество страниц на последнем листе.

Чтобы всё сделать правильно, посмотрите .

Порядок работы с КУДиР устанавливает Приказ Минфина России , но в нём и в других документах не сказано, как правильно распечатывать книгу и нумеровать её страницы. Поэтому обычно предприниматели обращаются к общепринятому порядку: применяют одностороннюю печать и начинают нумерацию с титульного листа, оставляя его без номера.

Важно распечатывать книгу со всеми разделами, даже с теми, которые на вашей системе налогообложения заполнять не нужно.

Нумеровать также придётся все страницы, даже пустые. Если вы решили устроить отпуск и не совершали никаких финансовых операций в течение года, распечатывать КУДиР всё равно нужно. Просто заполните титульный лист и вместо цифр в графах поставьте нули.

Нулевая КУДиР тоже должна нумероваться, прошиваться и заверяться. Чтобы не потерять ни одного документа и не искать ошибки перед сдачей отчётности, лучше вносить записи в КУДиР регулярно.

Так удобнее. Но никто не запрещает вам вносить все операции задним числом в конце отчётного периода. Эльба рассчитает налог и подготовит отчётность для бизнеса на УСН и патенте. А ещё поможет cформировать счета, акты и накладные.

Акция действует для ИП младше 3 месяцев КУДиР состоит из титульного листа и пяти разделов:

  1. Раздел I — для учёта доходов и расходов.
  2. Раздел V — для расчёта суммы торгового сбора, уменьшающего налог.
  3. Раздел III — для расчёта убытков за прошлые периоды, которые уменьшают налоговую базу.
  4. Раздел II — для расчёта расходов на основные средства и нематериальные активы.
  5. Раздел IV — для учёта расходов, уменьшающих налог.

Какие разделы вам предстоит заполнять, зависит от объекта налогообложения: «Доходы» или «Доходы минус расходы».

Рассмотрим подробнее различия. На упрощённой системе с объектом «Доходы» нужно заполнять разделы I, IV и V. В эту часть заносите все хозяйственные операции по порядку с указанием даты и номера первичного документа: платёжного поручения, товарного чека, акта, накладной и других. Также пропишите содержание операций, а в графе 4 укажите сумму дохода.
Также пропишите содержание операций, а в графе 4 укажите сумму дохода.

Графа 5 обычно не заполняется. Но если вы получали субсидию на поддержку малого и среднего бизнеса, укажите расходы, которые оплатили этими деньгами. Отобразить субсидию в доходах тоже нужно, но не в тот же момент, как получили.

Потратили часть субсидиии — добавили эту сумму сразу в доходы и расходы. Потратили ещё часть — снова внесли записи.

И так делайте до тех пор, пока не потратите субсидию полностью.

Записывайте полученные доходы только тогда, когда деньги от покупателя поступили в кассу или на расчётный счёт. Предоплата тоже считается доходом, поэтому её также заносите в графу 4.

Даже возвращённую покупателю предоплату нужно указывать в этом столбце, только со знаком минус.

Учитывать возврат в расходах и вносить его в графу 5 не надо, потому что он уменьшает налогооблагаемые доходы. В этот раздел нужно вносить те суммы, на которые потом уменьшится ваш налог: страховые взносы за сотрудников, взносы по договорам добровольного личного страхования и больничные пособия за первые три дня нетрудоспособности, оплаченные организацией.

ИП должны указать ещё и страховые взносы за себя.

Записывайте расходы по мере уплаты, а в конце каждого каждого квартала подводите итог в графе 10, чтобы сравнить вычет с лимитом и посчитать налог. В этот раздел добавляйте суммы торгового сбора за каждый квартал. Заполнять его должны все налогоплательщики на УСН «Доходы», а не только те, кто обязан платить торговый сбор.

Если в вашем регионе нет торгового сбора, укажите отчётный год, а в показателях поставьте прочерки, чтобы налоговый инспектор не решил, что вы забыли заполнить раздел. Если в вашем регионе есть торговый сбор, укажите порядковый номер операции, дату и номер первичного документа, период за который внесли платёж, и сумму. На упрощённой системе с объектом «Доходы минус расходы» нужно заполнять разделы I–III, а также справку к разделу I на основе итоговой суммы доходов и расходов.

В этот раздел, как и на УСН «Доходы», нужно заносить все хозяйственные операции в хронологическом порядке с указанием даты и номера первичного документа.

В графе 4 показывайте доходы, а в графе 5 — расходы. Не забывайте, что вносить нужно только те операции, которые учитываются при расчёте налога.

При учёте важно понимать, в какой момент денежные траты становятся расходами.

Например, если вы приобретали товары для перепродажи, расходы в КУДиР можно заносить только в тот день, когда выполнены все три условия:

  1. вы оплатили этот товар;
  2. вы получили товар от поставщика;
  3. вы отгрузили товар покупателю.

А расходы на зарплату сотрудников можно учитывать после того, как работник получил деньги на руки или на карту. Подробнее о порядке определения доходов и расходов написано в статье 346.17 Налогового кодекса. В эту часть вносите данные по основным средствам, которые уже введены в эксплуатацию.

Затраты распределяйте равномерно по кварталам, оставшимся до конца календарного года. Например, если вы купили офисную технику на 200 тысяч рублей в феврале, то распределите эту сумму по 50 тысяч на каждый квартал. А если покупка совершена в августе, то есть в третьем квартале, нужно списать по 100 тысяч в третьем и четвёртом кварталах.

Рассчитанную сумму за текущий квартал из графы 12 внесите в графу 5 раздела I с указанием последнего числа квартала.

Графы 7, 8, 14 и 15 заполняются только в том случае, когда основное средство купили до перехода на упрощённую систему. Если по итогам года вы заработали меньше, чем потратили, можно перенести этот убыток на следующие годы. То есть уменьшить на него или на его часть налоговую базу.

Для этого нужно сделать следующее:

  1. В строках 160–250 расшифруйте неперенесённые убытки по годам.
  2. В строке 010 отразите сумму убытков за предыдущие периоды, которая ещё не была учтена, а в строках 020–110 распишите суммы по годам.
  3. В строку 140 внесите убыток текущего периода из строки 041 справки к разделу I.
  4. В строку 120 перенесите налоговую базу из строки 040 справки к разделу I.
  5. В строке 150 поставьте сумму оставшегося убытка, которую можно списать в следующих периодах.
  6. В строке 130 укажите убыток, который уменьшает налоговую базу текущего периода.

Все тонкости заполнения КУДиР можно переложить на Эльбу. Сервис за вас сформирует книгу на основе разделов «Поступления» и «Списания».

Безналичные и наличные платежи будут попадать в сервис автоматически, так как в Эльбе есть интеграция с банками и кассами. В КУДиР переносятся не все операции, а только те, которые отмечены галочкой «Учитывать в налогах», поэтому проверьте, какие доходы и расходы нужно учитывать, а какие — нет. После этого вам останется только сохранить КУДиР в формате word или pdf и распечатать.

После этого вам останется только сохранить КУДиР в формате word или pdf и распечатать.

Чтобы получить КУДиР в Эльбе, зайдите в раздел «Отчётность» во вкладку «Актуальные задачи». В правом верхнем углу нажмите ссылку «Книга учёта доходов и расходов», а потом выберите год и вид книги.

Также книгу можно распечатать в конце года, когда станет активна задача «Заплатить налог и отчитаться по УСН».

Эльба заполнит все нужные вам разделы, кроме второго.

Но это не страшно, потому что вы можете сохранить книгу в формате word и отредактировать вручную. Что ещё почитать по теме:

Журнал кассира — операциониста. Форма КМ-4.

Подробная инструкция по заполнению журнала кассира-операциониста.

/ Ставится дата снятия , который вносится в журнал.

Если за эту дату было снято несколько Z — отчетов, то их все надо вносить отдельной строкой, но все они будут одной датой. Слово «смена» в этой графе значит, что если за одну дату у вас работало две смены и два разных кассира вы можете ( не обязательно ) поставить в скобочках номер смены, например: 01.02.2013 (1). В этой графе ставятся номера отделов, на которые пробивались суммы за данную смену.

Эту графу можно не заполнять, если вы все пробиваете на один отдел, например первый. Даже если вы пробиваете суммы на несколько отделов вы можете не заполнять эту графу, тем более что деление по отделам не предусмотрено в Z — отчетах многих кассовых аппаратов.

Тут пишется Ф.И.О. кассира. Если кассир, администратор, бухгалтер, генеральный директор в одном лице, значит в эту графу нужно вписать его (евохнюю) фамилию. Здесь записывается порядковый номер номер Z — отчета, его можно взять на самом отчете (смотрите ). Здесь копируются данные из . Это устаревшая форма документа, предполагающая по старинке, что счетчик Z-отчетов будет обнуляться.

В современных кассовых аппаратах эта функция убрана. Эта графа обязательна к заполнению. В ней пишется накопительный итог на начало дня — сумма всех пробитых на кассовом аппарате денег за весь период его существования.

Эта сумма увеличивается с каждым снятым Z — отчетом. Через некоторое время после работы на кассовом аппарате эта сумма может достигать миллионов, а даст Бог и миллиардов рублей.

Если кассовый аппарат новый, то первое накопление у вас будет равно 1 руб. 11 коп. — именно эту сумму требует пробить налоговый инспектор при регистрации кассового аппарата. Если кассовый аппарат не новый, то данные для этой графы берутся из:

  1. из утреннего . Правда не каждый кассовый аппарат печатает накопления в Х — отчетах
  2. предыдущего дня ( самый распространенный способ)
  3. сумму в этой графе можно записать в конце дня, путем вычитания из вечерних накоплений () суммы выручки за день ().

В этих графах должны расписаться кассир и администратор соответственно.

Если это одно лицо, то подписи будут одинаковы. Тут вписываются накопления ( «необнуляемый итог», еще его называют «гросс-итог» ) в конце рабочей смены. Это те же накопления, что были в , но к ним прибавлена выручка за прошедший день. Эти накопления списываются из Z — отчета, который кассир снимает в конце смены (пример ).

Эти накопления списываются из Z — отчета, который кассир снимает в конце смены (пример ). Для удобства можно сразу же перенести эту сумму на начало следующей смены в . Сюда вписывается сумма выручки за день.

Сюда входят вся наличная выручка (), безналичная (), возвраты (). Эти данные можно также взять на Z — отчетах (смотрите ). Тут вписывается выручка наличными, в нее не включаются и безнал.

В этой графе заполняется количество безналичных платежей (оплаты по банковским картам, дорожными чеками, банковскими чеками и др.). То есть если за день вам оплатили по безналу 5 раз, вы вписываете в графу цифру «5». Если вы не можете посчитать это количество, так как у многих кассовых аппаратов нет счетчиков безналичных платежей, то вписывать ничего не надо.

Тут вписывается общая сумма безналичных платежей, она также выделяется в Z-отчете (не на всех кассовых аппаратах). На некоторых кассовых аппаратах нет функции пробития по безналу, поэтому часто под безнал выделяют определенный отдел (секцию) и туда пробивают безналичный расчет. Если Вы пробиваете все безналичные средства на один из отделов, то впишите в графу 13 сумму продаж именно по этому отделу.

Пример заполнения смотрите . Тут пишется сумма безналичных и наличных платежей минус возвраты. Тут пишется общая сумма возвратов за смену.

Эта строка берется из Z — отчета. Если вы не проводили возврат из кассы ( так как это не обязательно), то не забудьте оформить акт и впишите сумму из этой формы в графу 15.

Подробнее о возвратах читайте .

После заполнения журнала кассира — операциониста кассир оформляет передает ее администратору вместе с наличностью, и расписывается в этой графе. Приняв наличность от кассира, администратор проверяет правильность расчетов и расписывается в этой графе.

После завершения смены здесь расписывается руководитель.

После заполнения журнала кассира-операциониста не забудьте занести данные (оприходовать наличность) в . Если на кассовом аппарате не пробивались суммы в течении текущего дня, то снимать отчет не обязательно, тем более многие кассовые аппараты не позволяют снять Z — отчет. Одним словом, если Вы не работаете на кассовом аппарате, то и журнал кассира-операциониста заполнять не надо.

Но, если Вам все таки хочется записать что-нибудь в журнал кассира операциониста, то снимите нулевой чек и сделайте вечерний Z — отчет, а потом занесите его в журнал кассира-операциониста. Журнал кассира-операциониста заполняют сразу после снятия Z — отчета. Это может быть один раз в сутки, например вечером — в конце рабочего дня.

А может Ваш магазин работает круглосуточно и смена заканчивается с утра, тогда отчет снимают по утру.

Если у вас две или три смены за сутки, тогда вы соответственно снимаете два или три отчета в сутки, но самое главное, чтобы каждый из Z — отчетов был отдельной строкой занесен в журнал кассира-операциониста.

Получается несколько записей одной датой, но с разными номерами смен. Если отчет не был снят вечером — не беда его можно снять утром на следующий день или даже через день. В этом случае в журнале кассира операциониста нужно проставить дату, взятую из Z — отчета и провести деньги тем числом, когда он снят.

Либо, если деньги уже оприходованы в кассовой книге, можно поставить в журнале кассира операциониста нужную дату, а кассира попросить написать объяснительную записку в произвольной форме на имя директора — это заставит кассира в следующий раз быть повнимательней.

Если на кассе случайно были сняты несколько вечерних Z — отчетов за день, то каждый нужно занести в книгу кассира — операциониста по отдельности, выйдет несколько отчетов под разными номерами, но за одну дату.

Обычно это отчеты с нулевыми суммами.

Можно так же попросить кассира написать объяснение в воспитательных целях.

Z — отчет можно восстановить двумя способами:

  1. Снять отчет по фискальной памяти. Для этого нужен пароль налогового инспектора, если вы его не знаете, лучше вызвать кассового механика, который поможет вам снять отчет. Не пытайтесь самостоятельно снять фискальный отчет, так как ваш кассовый аппарат может заблокироваться при неправильном вводе пароля налогового инспектора. Фискальный отчет выдаст вам информацию только по общей сумме за день, то есть в нем не будет расписана информация по каждой покупке за день.
  2. Снять отчет по ЭКЛЗ. В храниться вся информация по всем , пробитым на кассовом аппарате. То есть по из блока ЭКЛЗ можно вытащить подробную информацию за любой рабочий день. Помните, что блок ЭКЛЗ меняется раз в год, поэтому информацию можно получить только из текущего блока.

Каждая ошибка в журнале кассира-операциониста должна быть заверена подписью лица, ответственного за ведение журнала. То есть рядом с каждым исправлением нужно написать: «исправленному верить» и расписаться.

Нет. Кассовая книга это другой документ, который также обязаны иметь индивидуальные предприниматели и организации для ведения бухгалтерской отчетности. Налоговые инспектора пытаются время от времени штрафовать предпринимателей за отсутствие либо незаполнение журнала кассира-операциониста, привлекая по , а штраф по этой статье немаленький: от 40000 до 50000 рублей. Так было несколько судебных разбирательств ( одно из них: № А56-9691/2005 от 28 июля 2005 г.), которые каждый раз выигрывали предприниматели.

Но сколько предпринимателей не стало подавать в суд на неправомерные действия налоговиков — остается загадкой.

Поэтому решайте сами нужно ли вести журнал или нет. И уж совсем безобразно смотрится, когда налоговые инспекторы пытаются подвести отсутствие журнала кассира-операциониста под ст. 14.5 КоАП. В моей практике был один такой случай в Ленинградской области.

Предприниматель предпочел не связываться с налоговиками и заплатил штраф 4000 рублей. Для организаций это было бы 40000 рублей.

Есть еще , в которой говориться о грубом нарушении правил учета доходов и расходов. Но не ведение журнала кассира-операциониста не является грубым налоговым нарушением. Хотя некоторые налоговики ссылаются и на эту статью при попытках надавить на предпринимателя лишь бы он заплатил штраф.

Правильное заполнение журнала кассира операциониста не избавит вас от штрафов налоговой, если вы ХОТИТЕ их заплатить ))). Оформить и перенести данные в . Журнал кассира операциониста привязан к конкретному кассовому аппарату.

Поэтому журнал регистрируется вместе с .

Когда журнал подходит к концу нужно купить новый, прошить и пронумеровать его, а потом сходить в и заверить его.

Заверением журналов КМ 4 занимаются отделы оперативного контроля в соответствующей Межрайонной налоговой инспекции где был зарегистрирован кассовый аппарат. Старый заполненный журнал нужно хранить в архиве организации 5 лет. Хотя его хранение стало бессмысленным с введением — теперь вся информация храниться на электронном носителе.

Примеры заверенного журнала кассира. В налоговой инспекции — в МИФНС ( отдел регистрации кассовых аппаратов), в котором регистрировался кассовый аппарат. Для ИП — по месту прописки, а для организаций (ООО, ОАО, ЗАО и т.д.) по месту регистрации предприятия или .

В разных налоговых инспекциях могут быть разные правила по предъявляемым документам. Закон также не определяет необходимые документы для регистрации замены журнала.

В каждом конкретном случае лучше позвонить в налоговую и спросить чего они хотят. Приведу несколько типов документов, которые требуют налоговики в Питере:

  1. новый журнал кассира-операциониста прошитый и пронумерованный
  2. регистрационную карточку на кассовый аппарат
  3. старый журнал кассира-операциониста.
  4. паспорт лица, предъявляющего документы и доверенность, если это не руководитель предприятия.
  5. паспорт (формуляр) на кассу.

При первичной регистрации журнала кассира-операциониста вместе с кассовым аппаратом, налоговый инспектор делает первую запись в журнале, на снятый Z — отчет и пробитые 1 рубль, 11 копеек, хотя в некоторых налоговых этого не делают, а просто заверяют журнал подписью и штампом.

Пример первой записи, которую налоговый инспектор оставляет при регистрации журнала КМ-4. Назначается приказом директора, если директор не хочет сам быть ответственным за его ведение.

Обычно это кассир, администратор или главный бухгалтер. Для руководителя было бы не лишним создать На практике никто не заполняет эту графу и налоговые инспектора к ней не придираются Если графа не заполнена, ответственность за ведение автоматически возлагается на руководителя компании или ИП. Я встречал два типа. Образцы журналов кассира-операциониста:

  • Горизонтальный журнал. Плюсы: удобен в заполнении — широкие строчки, в которые помещаются большие суммы. Минусы: хватает на меньшее количество записей — придется часто менять.
  • Вертикальный журнал. Плюсы: больше строк на станице — хватает на большее количество записей — реже придется менять его в налоговой. Минусы: слишком узкие графы — большие суммы не помещаются.

В горизонтальном журнале кассира-операциониста — около 50 листов и 20 строчек на каждом листе.

20 умножить на 50 получается 1000, то есть журнала хватит примерно на тысячу дней или смен.

В вертикальном журнале от 29 до 40 строк и 50 страниц, то есть его хватает примерно на 2000 дней (смен). Можно заметить, что графы 6 и 9 очень узкие (особенно в вертикальном журнале), чтобы писать в них крупные суммы накоплений, а такие графы как 5 и 15 слишком широкие для своих значений. Разве российские чиновники могли придумать что-то по умнее?

Возврат по кассе оформляется в графе 15.

Если возвратов было несколько за текущий день, то все они суммируются и заполняются одной суммой. При возврате не обязательно пробивать на кассе чеки возвратов ( хотя можно это сделать для красоты), но обязательно нужно заполнить .

С подробным описанием оформления возврата можно ознакомиться в статье.

Пример заполнения возврата в КМ-4 (возвраты на общую сумму 1000, при этом не важно сколько было возвратов): Обратите внимание, что графы 11(сдано наличными) и 14 (сдано всего) меньше на сумму возвратов.

Если вы осуществляете продажи по банковским картам через банковские терминалы, либо принимаете деньги через чековую книжку, либо любым другим безналичным расчетом, то эти деньги также нужно пробивать на кассовом аппарате.

В вечернем Z — отчете у Вас будет отдельной строчкой выведено количество продаж по безналу и общая сумма за день по безналичному расчету.

Эти два параметра нужно записать в графы 12 и 13 журнала кассира — операциониста. Графы 12 и 13 отвечают за пробитие средств не за наличный расчет — то есть любыми другими способами:

  1. продажей в кредит и др.
  2. банковской картой — пробитие средств, поступивших через банковский терминал должно происходить дважды: 1 — на самом банковском терминале 2 — на кассовом аппарате
  3. дорожными чеками

Не требуется вписывать в журнал средства, которые поступили на безналичный расчетный счет в банк.

В графе 12 — пишется количество чеков по безналу.

В графе 13 — общая сумма чеков по безналу.

В графе 11 — сдано наличными сумма должна быть меньше чем в графе 14 на сумму в графе 13, то есть: Пример заполнения безналичного расчета в журнале: ( за смену сделано 3 продажи по безналу на общую сумму 1000 рублей). Нумеровать листы можно только от руки, хотя некоторые налоговые на это не обращают внимания. Не нужно нумеровать каждую страницу, достаточно пронумеровать только листы.

Нумеровать обложку тоже не надо. Нумерация начинается с первой внутренней страницы.

Вообще нет какого либо стандарта по нумерации и прошивке.

Правда некоторые налоговые инспектора настаивают, чтобы страницы нумеровались от руки. Прошивают журнал делая два отверстия снизу, продевая через них толстую нить и наклеивая на последней странице небольшой кусочек бумаги. На бумажке надо от руки написать: «пронумеровано и прошнуровано 50 листов», поставить подпись директора и печать организации.

Примерно как на рисунках: Прошивают КМ-4 тоже разными способами, иногда все страницы, иногда начиная с разворота. Законодательства о журнале кассира-операциониста не существует.

Пример заполнения титульного листа (обложки).

Все графы заполнять не обязательно, только самые важные: Если проводилась замена ЭКЛЗ на кассовом аппарате, то в ЦТО была пробита сумма 1 руб. 11 коп. и снят лишний Z — отчет, который был оставлен в налоговой инспекции. Этот отчет тоже нужно заполнить в журнал кассира-операциониста.

Тоже самое нужно сделать при ремонтах ККМ, если в сервисной службе были сняты Z — отчеты. Выйдет примерно следующее: Форму КМ-4 можно купить в любом более менее уважающем себя канцелярском магазине.

Только прошить и пронумеровать придется его самостоятельно.