Порядок оформления писем для отправки регламентирован

Порядок оформления писем для отправки регламентирован

Новый ГОСТ для оформления документов


С 1 июля 2018 года вступил в силу новый ГОСТ на оформление документов, который содержит поправки, затронувшие электронный документооборот, порядок обращения к адресату, правила постановки инициалов и прочее. Указанный регулирующий документ пополнился новыми схемами расположения реквизитов. Применение государственного регламента при оформлении бланков документов осуществляется по желанию участников оборота, однако соблюдение унифицированной формы облегчает процесс взаимодействия и говорит о проявлении корпоративной этики, солидарности, лояльности.

ГОСТ на оформление текстовых документов – свод правил, позволяющий каждому участнику правоотношений придерживаться унифицированного образца при составлении обращения в адрес третьего лица. Правила, приведенные в обусловленном ГОСТе, ориентированы преимущественно на компании и носят рекомендательный характер, то есть контрагенты могут отступать от таковых, не боясь привлечения к ответственности. Разрабатывая унифицированные требования для документов, законодатель прежде всего преследовал следующие цели:

  1. Отделение главного от второстепенного;
  2. Корректность и ясность изложения информации;
  3. Возможность быстрого поиска ключа в документе.
  4. Быстрое и правильное понимание информации контрагентом;
  5. Единство документооборота;

Внедрение стандартов оформления бумаг в систему взаимоотношений, в контексте всей страны, облегчает работу всем участникам, поскольку при незнании базовых правил компания может обратиться непосредственно к законодательному регламенту и не тратить время в пустую на создание уже имеющихся бланков.

Рекомендации по составлению документов, описанные в ГОСТе, особенно пригодятся, если:

  • Отсутствуют корпоративные стандарты;
  • Конкуренты и партнеры строго следуют предписаниям;
  • Возникают вопросы по правильности составления запроса или иного документа.
  • Документ необходимо составить в максимально понятной форме;
  • Априори предпочтительно единство документооборота;
  • Компания желает поднять авторитет, выйти на новый уровень;

Решив придерживаться государственных стандартов при составлении исходящей корреспонденции следует принять к сведению нижеперечисленные советы:

  1. Текст документа должен быть правильно отформатирован, с учетом рекомендованных отступов и интервалов;
  2. Установлен конкретный перечень стандартных шрифтов;
  3. Статус адресата определяет падеж при обращении к нему в документе:
  4. По общему правилу, инициалы адресата ставятся после фамилии, но если это пункт для постановки подписи, то перед ней;
  5. Предлагая на ознакомление копию документа, требуется указать место нахождения его оригинала;
  6. Подпись и печать на документе не должны сливаться;
  7. В заголовке документа рекомендуется указать как его название, так и содержание обращения;
  • Физические лица – дательный (кому);
  • Юридические лица – именительный (кто);
  1. Заверить бумагу резолюцией допускается в любом месте документа;
  2. Чтобы избежать повторного заполнения бланка целесообразней утвердить единую форму, содержащую все необходимые реквизиты.
  3. Для постановки отметки «коммерческая тайна» используется правый верхний угол каждого листа документа;

Регламент указывает перечень бесплатных шрифтов, которые рекомендуется использовать при составлении документа, в частности:

  • Arial;
  • Times New Roman;
  • Verdana.
  • Calibri;

Предпочтительный размер шрифта установлен в диапазоне от 12 до 14. Также допускается применять шрифты, схожие по начертанию с базовыми.

Информация и данные, представленные в табличном виде могут иметь меньший размер шрифта, чем основной текст.

Полужирный шрифт следует использовать для выделения:

  1. Заголовка;
  2. Реквизитов;
  3. Данных адресата.

Чтобы текст на бумаге выглядел упорядоченно и красиво, необходимо придерживаться следующих правил:

  1. Установить общий отступ для абзаца, равный 1,25;
  2. Соблюдение полей:
  • В случае, если документ на бумажном носителе должен храниться в архиве от 10 лет и более, то левое поле увеличивают до 30 мм. Такой порядок обусловлен необходимостью последующей прошивки, перепрошивки в связи с утратой бумаги первоначальных качеств;
  • 10 мм – правое;
  • 20 мм – верхнее и нижнее;
  • 20 мм – левое;
  1. Интервал устанавливается согласно следующим параметрам:
  • Масштаб документа уменьшается с помощью 2 интервалов;
  • Единичный пробел между словами;
  • Межбуквенный интервал – обычный;
  • Если документ содержит группу реквизитов, между каждым из них должен быть соблюден дополнительный интервал, отделяющий информацию.
  • Межстрочный интервал – от 1 до 1,5;
  • Реквизиты, приведенные на нескольких строчках – 1 интервал;

При составлении документа по ГОСТу необходимо использовать выравнивание по ширине. Чтобы исключить искажение интервалов и появление больших пробелов, при выравнивании следует включить функцию переноса.

В случаях, когда текст или реквизиты требуется привести в левом углу действует правило максимальной длины строки, кратной 7,5 см.

То есть текст каждой строки может занимать не более 1/3 листа формата А4. Информация, представленная по центру документа должна занимать не более 12 см (половина листа формата А4).
Реквизиты документа по ГОСТу содержат следующую информацию об отправителе:

  • Название документа – вверху по середине листа;
  • Неофициальное название предприятия, если таковое более распространено в обычаях делового оборота с контрагентами;
  • Обязательные (базовые) реквизиты компании содержатся в верхней части документа:
  • Логотип компании или ее товарный знак – вверху по центру или слева;
  1. ОГРН;
  2. Наименование компании;
  3. Адрес регистрации;
  4. Электронная почта, факс;
  5. ИНН;
  6. Иные контактные данные;
  • Документ всегда датируется не днем составления, а днем его подписания уполномоченным сотрудником.

    Место для указанной отметки – верхнее поле листа.

    Принято использовать формат даты: число-месяц-год.

Расположение реквизитов на титульном листе документа:

​ В отношении получателя обращения (адресата) при составлении документа действуют такие правила:

  1. На бумаге реквизиты адресата должны располагаться либо под реквизитами отправителя, либо в верхнем углу листа;
  2. При указании адресата может применяться разный падеж, в частности:
  • К физическому лицу и ИП обращение составляется в дательном падеже (кому).

Например: Исполнительному директору ООО Роштрой Третьякову В.И.

  • К адресату-компании обращаются в именительном падеже (кто).

Например: Министерство здравоохранения Российской Федерации;

  • Документ, предназначенный для дочернего предприятия компании, филиала или подразделения должен составляться с применением именительного падежа к названию фирмы и дательного – к подразделению и должности уполномоченного специалиста.

Например: ООО Агрокомплекс Николаевский Начальнику упаковочного цеха Иванову С.В.

  1. По новому ГОСТу введены изменения и в отношении инициалов адресата. Если ранее инициалы адресата проставлялись перед фамилией, то теперь – после фамилии.

Например: Прежняя редакция: И.Н.

Николаевой; Нынешняя редакция: Николаевой И.Н. Допускается использовать в обращении «г-же», «г-ну» (госпоже и господину соответственно). Согласно стандартам делопроизводства, в одном документе можно указывать не более 4 адресатов.

В случае, если обращение ориентированно на больший круг лиц, то применяется одна из следующих альтернатив:

  • Адресаты обезличены (без указания фамилий) и объединены лишь единой должностью. Например:
  • Список адресатов составляется на отдельной бумаге и прилагается копия документа-обращения;

Руководителям Северо-Байкальского подразделения ООО Рошстрой. Представленные в ГОСТе правила оформления документа для нескольких адресатов на практике применимы только в отношении обращений на бумажных носителях, поскольку электронные бланки:

  1. Электронная переписка и виды документов не позволяют привести информацию об адресатах отдельным списком.
  2. Могут вообще не содержать реквизитов адресата;
  3. Без ущерба информативности может указываться количество адресатов, превышающее установленное регламентом – более 4;

Некоторые документы могут содержать сведения, относящиеся к коммерческой тайне.

Именно поэтому одна из поправок нового ГОСТа затрагивает указанную информацию (в более ранней редакции о коммерческой тайне вообще не упоминалось). Отметки «коммерческая тайна», «конфиденциально», «только для служебного использования» стандарт рекомендует ставить в правом верхнем углу титульного листа, однако ввиду серьезности информации подобные отметки целесообразней оставлять на каждом листе документа.

Отметки «коммерческая тайна», «конфиденциально», «только для служебного использования» стандарт рекомендует ставить в правом верхнем углу титульного листа, однако ввиду серьезности информации подобные отметки целесообразней оставлять на каждом листе документа. Заголовок документа должен быть понятным и раскрывать суть обращения. Например: Приказ о сокращении испытательного срока Сидорову И.А.

В отношении заголовка действует следующий регламент:

  1. Небольшие документы (не более 5 строк) допускается составлять без заголовка (вне зависимости от формата).
  2. Выравнивание – по центру или левому краю;

Бумаги, обращения, базирующиеся на законодательно определенной норме или локальном акте компании в обязательном порядке должны содержать соответствующую отсылку с указанием полных реквизитов регулирующего документа, в том числе:

  • Номер правового акта;
  • Наименование;
  • Дата его принятия;
  • Составитель.

Приложения должны быть перечислены в тексте основного документа, а также пронумерованы с указанием итогового количества страниц.

При составлении официальных документов важно правильно определить лицо, от которого исходит информация.

Ниже представлен ряд примеров: Наименование документа Обращение Пример Деловое письмо, служебная записка От первого лица или третье лицо, единственное число Отдел закупок направляет предложение; Прошу направить; Прошу принять меры; Считаем уместным Приказ От первого лица в единственном числе Приказываю Документ от имени коллегиального органа управления От третьего лица (единственное число) Собрание акционеров приняло решение Протокол Третье лицо, множественное число Выслушали, утвердили, решили, приняли Документы, содержащие информацию о каких-либо фактах Третье лицо, любое число Комиссия оценила, отдел закупок утвердил

  • ГОСТ устанавливает необходимость обращения к адресату «Уважаемый!». Знак восклицания ставится в обязательном порядке.
  • Должность адреса, которому направляется обращение следует писать с заглавной буквы, если документ требуется оформить в соответствии с ГОСТом;

Например: Уважаемая Светлана Игоревна!

Такая форма неукоснительно соблюдается всеми ведомствами и государственными органами, однако частные лица могут следовать указанному порядку по желанию;

  • Использование компанией фирменного бланка освобождает организацию от повторного указания аналогичных реквизитов в конце документа. В этом случае бумагу достаточно заверить лишь подписью уполномоченного лица и ее расшифровкой;
  • Электронная подпись не должна перекрывать текст документа;
  • ГОСТ устанавливает требование, по которому печать организации не может ставиться поверх подписи, несмотря на то, что многие делопроизводители и кадровые работники упорно делают обратное;
  • При использовании электронной цифровой подписи указанную отметку необходимо ставить на том же месте где документ требует указывать ручную подпись;
  • Во всем тексте документа инициалы адресата всегда ставятся после фамилии, однако в месте, где требуется подпись, его инициалы указываются перед фамилией;
  • При необходимости документ может содержать информацию о его составителе (как правило текст имеет меньший размер по сравнению с основным):
  • Если документ должны заверить несколько должностных лиц, то место подписи каждого из них располагают друг под другом с соблюдением иерархии. То есть лицо, чья должность выше ставит подпись на верхней строке и так далее по убыванию подчиненности;
  • В случае, если документ подписывается заместителем, представителем по доверенности уполномоченного лица, то необходимо поставить штамп или вручную внести корректировки фамилии и инициалов;
  1. Должность;
  2. Электронная почта;
  3. ФИО;
  4. Контактный телефон;
  • На копии документа должна содержаться информация о том, где хранится оригинал. Любая уточняющая и удостоверяющая информация (печать, номер дела) только приветствуется;
  • Заявления, служебные записки и другие локальные документы, требующие резолюции, заверяются уполномоченным должностным лицом в любом месте листа с указанием:
  • При заверении копии соответствующая отметка (копия верна, верно) ставится внизу документа, хотя вопреки ГОСТу многие организации позволяют ставить ее в самом верху бумаги;
  1. Согласовано, отказано, не возражаю;
  2. ФИО;
  3. Подпись;
  4. Дата;
  • Объемные документы, состоящие из нескольких страниц должны быть пронумерованы, начиная со второго листа, а в некоторых случаях еще и прошиты.

    Нумерация ставится по центру верхнего поля каждого листа, следующего после титульного с соблюдением сверху отступа в 10 мм.

Чтобы точно следовать стандартам оформления бумаг, прежде всего следует ознакомиться с текстом регулирующего документа, поскольку в нем можно найти не только правила составления текста, но и наглядные схемы, готовые бланки.

Эта информация особенно пригодится в том случае, если в компании вообще нет собственных шаблонов и локальных требований. Последующее утверждение единых форм бланков для каждого вида документа, основанных на регламенте ГОСТа позволит сэкономить время, существенно снизить трудозатраты и выделить только основную суть в обращении. Бланки в электронном формате должны заверяться цифровой подписью и иметь защиту от изменений.

Несмотря на диспозитивность в использовании унифицированных стандартов оформления документов, применение правил ГОСТа способствует повышению авторитета, поскольку они давно закреплены в обычаях делового оборота и указывают на соблюдение корпоративного этикета.
alt:

Пишем официальное письмо в организацию: правила, ошибки, образец

Юрист 15 января 2022 Официальное письмо — это документ, посредством которого осуществляется деловая переписка между заинтересованными сторонами по различным вопросам. Содержание Юридические и физические лица часто сталкиваются с необходимостью формально-делового общения, например:

  1. при официальном обращении в государственные и муниципальные органы;
  2. при ведении бизнеса;
  3. при направлении претензий потребителей.

Разнообразие причин предполагает такое же разнообразие видов деловых бумаг:

  1. информационные и сопроводительные письма.

    Первые часто направляют для доведения какой-либо информации без необходимости ответа, вторые составляют для удобства при направлении большого количества бумаг;

  2. претензии. Обычно их направляют при нарушении условий сделки контрагентом;
  3. по внерабочим вопросам: приглашения, поздравления, выражение благодарности.
  4. запросы (документов, информации, данных) и просьбы. Запросы, как правило, подразумевают требование предоставить информацию, которое основано на законе или договоре, например запросы в государственные органы.

    Просьба — это более мягкое выражение желания другой стороны получить необходимые ей данные;

  5. коммерческие предложения. Подразумевают направление потенциальному контрагенту интересный вариант для сотрудничества;
  6. гарантийные письма. Содержат обещания в будущем выполнить возложенные на сторону обязательства, предполагают обязательное указание срока или промежутка времени, когда контрагент вправе рассчитывать на исполнение обязанностей другой стороной;

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, .

Используйте эти инструкции бесплатно. Специальных требований к структуре официального письма не установлено, деловая переписка по умолчанию предполагает:

  1. правильное указание собственных данных и реквизитов адресата;
  2. указание даты документа, проставление подписи лица, от чьего имени он подготовлен, и печати (при наличии).
  3. грамотность, краткость и лаконичность информации;
  4. вежливое обращение;

Предлагаем небольшую инструкцию, как правильно написать официальное письмо, чтобы произвести приятное впечатление и достичь максимального эффекта от взаимодействия: Шаг 1.

Подготовьте для документа фирменный бланк. Допустимо использование обычного листа А4, но в этом случае ваши данные каждый раз необходимо вбивать самостоятельно.

Шаг 2. Обязательно перепроверьте правильность реквизитов адресата. Если сомневаетесь, воспользуйтесь бесплатным онлайн-сервисом ФНС для получения данных из ЕГРЮЛ или ЕГРИП. Шаг 3. Поставьте дату и исходящий номер.

Шаг 4. Обращение начните со слова «Уважаемый(ая) …!», после которого укажите имя и отчество, к кому обращаетесь. Шаг 5. Обозначьте причину или повод, почему вы обращаетесь к адресату.

Шаг 6. Грамотно, емко и доступно изложите содержание вашего обращения, оно всегда зависит от цели, которую вы преследуете, направляя документ. Например, если требуется получение бумаг или информации от контрагента, указывайте в тексте, что конкретно хотели бы получить, в какие сроки и в каком виде.

Обязательно формулируйте заключение, указывайте, какие действия вы ожидаете от получателя.

Не забудьте оформить приложения при их наличии. Шаг 7. Поставьте подпись руководителя и печать (при наличии), при необходимости укажите исполнителя документа с контактными данными.

При официально-деловой переписке не допускаются:

  1. ошибки, исправления, непонятные сокращения слов, использование жаргонных слов и сленга;
  2. невежливое обращение;
  3. искажение или пространное изложение информации.

Жестких требований к оформлению нет, в качестве примера, как составить официальное письмо, применим , который рекомендовано использовать для написания подобных документов.

Общие положения:

  1. применяются поля не менее: 20 мм — левое, верхнее, нижнее, 10 мм — правое.
  2. используются бесплатные шрифты, рекомендованные размеры № 12, 13, 14;
  3. требуется нумерация, если в документе больше 1 страницы;
  4. используется как продольный, так и угловой бланк;
  5. отступ текста 1,25 см, текст выравнивается по ширине листа;

В общем виде угловой бланк выглядит так: Общество с ограниченной ответственностью «Ppt.ru» ИНН 1234567890/КПП 121001001 ОГРН 2323454567001 АДРЕС 456789, Россия, Субъект РФ, просп. Замечательный, д. 1 Исх. № 987 от 12.12.2022 Директору ООО «Общество» Иванову И.И.

123456, Россия, Субъект РФ, ул. Булочная, д. 5 Уважаемый Иван Иванович! В ответ на Ваше предложение от 20.11.2020, исх.

№ 11, о заключении договора оказания юридических услуг настоящим письмом выражаем готовность сотрудничества с ООО «Общество».

Убедительно просим направить в наш адрес проект договора и заверенные копии учредительных документов ООО «Общество». Генеральный директор Петров Петров Порфирий Петрович Исп. Федоров Ф.Ф. 8 (123) 456789 Способ отправки документа, как правило, зависит от его цели:

  1. для оперативного сообщения информации используют электронную почту или факс. При использовании электронной почты обязательно заполняйте поле «Тема», чтобы получатель сразу сориентировался в вопросе, и письмо не попало в спам. Также допускается указывать важность документа, но злоупотреблять этим не стоит;
  2. если требуется официальное подтверждение направления бумаг и получения их адресатом, например, при направлении претензий или требований, воспользуйтесь отправкой Почтой России. Выбирайте заказное письмо с уведомлением.

с просьбой предоставить документы (незаполненный) Юрист В 2008 году закончила ПГУ по специальности юриспруденция.

В 2018 году закончила обучение в ПНИПУ по направлению проектирование городской среды. С 2011 по 2022 год работала юристом в департаменте градостроительства и архитектуры администрации города Перми.

Дорогие читатели, если вы увидели ошибку или опечатку, помогите нам ее исправить!

Для этого выделите ошибку и нажмите одновременно клавиши «Ctrl» и «Enter».

Мы узнаем о неточности и исправим её. КАДРОВИКУ: СТАТЬИ КАДРОВИКУ: НОВОСТИ Подписывайтесь на наш канал в Telegram Мы расскажем о последних новостях и публикациях. Читайте нас, где угодно. Будьте всегда в курсе главного!

Подписывайтесь на наш канал в Яндекс Дзен Узнавайте важные новости вовремя! Сделано в Санкт-Петербурге © 1997 — 2022 PPT.RU Полное или частичное копирование материалов запрещено, при согласованном копировании ссылка на ресурс обязательна Ваши персональные данные обрабатываются на сайте в целях его функционирования .

Если вы не согласны, пожалуйста, покиньте сайт. Ошибка на сайте Сообщение должно быть длинной не менее 10 символов Удаление аватара Вы уверены, что хотите удалить используемое изображение и заменить его аватаром по умолчанию?