Представительские расходы за счет подотчетного лица с банковской карты

Представительские расходы за счет подотчетного лица с банковской карты

Отражение в учете представительских расходов, оплаченных пластиковыми картами


05 апреля 2005 г. 00:40 Оплата представительских расходов, как правило, осуществляется с помощью подотчетных средств, выданных ответственному лицу. Однако в последнее время все более широкое применение в сфере предпринимательской деятельности приобретают расчеты между контрагентами с помощью, так называемых, пластиковых карт.

Это действительно удобно, так как осуществление расчетов между партнерами с использованием таких карт, помогает хозяйствующим субъектам экономить время, способствуя более мобильному осуществлению предпринимательской деятельности.

Покажем на конкретном примере, каким образом отражаются в учете операции по списанию представительских расходов, оплаченных посредством пластиковой карты. Пример. Коммерческаяорганизация, осуществляющая оптовую торговлю спортивным оборудованием, в июне 2004 года организует переговоры с партнерами с целью установления дальнейшего сотрудничества. В связи с этим был организован официальный обед в ресторане, стоимость обслуживания составила 12 980 рублей, в том числе НДС 1980 руб.

Работнику организации, принимавшему участие в переговорах, была выдана корпоративная расчетная карта. Счет, выставленный рестораном, оплачен посредством последней. Денежные средства с расчетного счета организации в оплату официального обеда списаны после возврата работником корпоративной карты.

Учетная стоимость корпоративной карты составляет 150 рублей.

Расходы на оплату труда, учтенные в составе расходов в целях налогообложения прибыли за 6 месяцев 2004 года, составили 800 000 рублей. Других представительских расходов в отчетном периоде у организации не было.

Каким образом в бухгалтерском учете организации должны быть отражены данные хозяйственные операции?

Так как расчетная корпоративная карта представляет собой фактически персонифицированное средство платежа, использование которого позволяет работнику, уполномоченному юридическим лицом, распоряжаться денежными средствами, находящимися на счете организации, то она может учитываться аналогично денежным документам. Для учета денежных документов Инструкцией по применению Плана счетов бухгалтерского учета финансово — хозяйственной деятельности организаций, утвержденной Приказом Минфина России от 31.10.2000 года №94н, предназначен счет , субсчет «Денежные документы». В таком случае выдача пластиковой карты работнику может отражаться как выдача под отчет денежных документов.

Оплата за официальный обед в ресторане посредством корпоративной карты входит в перечень операций, которые имеют право осуществлять юридические лица в соответствии с При этом должно предоставить по требованию эмитента все первичные документы: квитанции, чеки и иные документы с приложением оригиналов слипов, квитанций электронных терминалов/банкоматов по всем операциям, совершенным с использованием корпоративных карт. В соответствии с пунктом 5 ПБУ 10/99 «Расходы организации», утвержденного Приказом Минфина РФ от 06.05.1999 года №33н, являются расходами по обычным видам деятельности. Такие расходы у торговых организаций отражаются по дебету счета в корреспонденции с кредитом счета .

Основанием для признания представительских расходов в данном случае являются расчетные документы, выданные рестораном. Сумма НДС, предъявленная к оплате организации, отражается по дебету счета в корреспонденции с кредитом счета . В целях исчисления налога на прибыль представительские расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления сотрудничества, учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией ( НК РФ).

Порядок учета представительских расходов установлен НК РФ, согласно которому представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 процента от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.

В рассматриваемом примере за отчетный период 6 мес., организация может учесть в составе прочих расходов представительские расходы в сумме 32 000 рублей (800 000 х 4%), следовательно, если у организации не было других представительских расходов, то оплата официального обеда в ресторане может быть учтена для целей налогообложения прибыли в данном отчетном периоде в полной сумме. Сумма НДС, уплаченная ресторану, может быть принята к вычету в полном объеме на основании НК РФ после списания денежных средств с расчетного счета организации и при наличии счета — фактуры, выданного рестораном (пункт 1 статьи172 НК РФ).

В бухгалтерском учете организация это отразит при помощи следующих бухгалтерских проводок: Корреспонденция счетов Сумма, рублей Содержание операции Дебет Кредит 55-1 «Специальные счета в банках» 51 «Расчетный счет» 20 000 перечислены деньги на специальный карточный счет 50-3 «Денежные документы» 150 выдана в подотчет расчетная банковская карта для оплаты представительских расходов 50-3 «Денежные документы» 150 расчетная банковская карта возвращена подотчетным лицом На основании счета за услуги и слипа расчетной карты: 11 000 отражены расходы по проведению официального обеда 19 «Налог на добавленную стоимость» 1980 отражен НДС со стоимости официального обеда 55-1 «Специальные счета в банках» 12 980 списаны денежные средства со специального счета в банке 68 «Расчеты с бюджетом по НДС» 19 «Налог на добавленную стоимость» 1980 принят к зачету НДС по представительским расходам Более подробно с вопросами выдачи и учета подотчетных сумм, учета и налогообложения командировочных и представительских расходов, Вы можете познакомиться в книге ЗАО «BKR Интерком-Аудит» «Подочет с точки зрения бухгалтерского и налогового учета.

Представительские и ».

Корпоративной картой можно оплачивать расходы, связанные с деятельностью юридического лица

Каковы налоговые последствия принятия документов по расходам на такси, ресторан, баню? службы Правового консалтинга ГАРАНТ, аудитором, членом РСА Анастасией Хрусталевой. Какие расходы директор может оплачивать корпоративной картой ООО (УСН, объект налогообложения — «доходы»)?

Каковы налоговые последствия принятия документов по расходам на такси, ресторан, баню? Если в ресторане проводилась встреча с партнерами и с потенциальными клиентами, чем подтвердить тот факт, что расходы произведены не в целях личного потребления?

. Можно принять от подотчетного сотрудника чеки на рестораны (как подтверждение расходов по корпоративной карте), если дополнительно представлены документы, подтверждающие тот факт, что это представительские расходы, а не личное потребление сотрудника. Чеки на баню принимать нет оснований, т.к. расходы на организацию отдыха и развлечений не относятся к представительским расходам.

расходы на организацию отдыха и развлечений не относятся к представительским расходам. Если такие расходы будут приняты, есть риск доначисления НДФЛ и взносов. Есть аргументы принимать от подотчетного лица документы по расходам на такси.

В условиях сложившейся эпидемиологической ситуации можно говорить о том, что обеспечение руководителя возможностью передвигаться на такси произведено в целях хозяйственной деятельности организации и направлено на сохранность здоровья. При этом мы не можем исключить риска претензий по доначислению НДФЛ и взносов.

Согласно п. 1.5, 1.12 Положения Банка России от 24.12.2004 N 266-П

«О порядке эмиссии банковских карт и об операциях, совершаемых с использованием платежных карт»

(далее — Положение N 266-П) корпоративная карта представляет собой банковскую карту, которая может быть в виде расчетной (дебетовой) или кредитной карты.

С использованием корпоративной карты можно совершать операции, указанные в п. 2.5 Положения N 266-П. По корпоративной карте можно оплачивать расходы, связанные с деятельностью юридического лица, индивидуального предпринимателя (в том числе можно производить оплату командировочных и представительских расходов).
2.5 Положения N 266-П. По корпоративной карте можно оплачивать расходы, связанные с деятельностью юридического лица, индивидуального предпринимателя (в том числе можно производить оплату командировочных и представительских расходов).

Корпоративная карта не предназначена для личных нужд подотчетного лица. Это подтверждается, например, постановлением Четвертого ААС от 17.10.2019 N 04АП-5375/19.

Суд указал, что налоговый орган пришел к правомерному выводу, что с учетом фактических обстоятельств данного дела не израсходованные на нужды организации и невозвращенные подотчетные средства, оставшиеся в распоряжении подотчетных лиц, при непредставлении документов, подтверждающих расходование физическим лицом полученных денежных средств, являются его доходом и подлежат включению в налоговую базу по НДФЛ. Можно принять от подотчетного сотрудника чеки на рестораны (как подтверждение расходов по корпоративной карте), если дополнительно представлены документы, подтверждающие тот факт, что это представительские расходы, а не личное потребление сотрудника. Как указывалось выше, на основании п.

2.5 Положения N 266-П корпоративной картой можно оплачивать представительские расходы. При этом у организации нет необходимости вести учет расходов при УСН с объектом налогообложения «доходы».

Но нужно разграничивать личное потребление и расходы в интересах организации. Поэтому мы делаем вывод, что во избежание претензий по доначислению НДФЛ и взносов представительские расходы должны быть оформлены соответствующим образом, с учетом требований НК РФ. Пунктом 2 ст. 264 НК РФ установлено, что к представительским расходам относятся расходы налогоплательщика на официальный прием и (или) обслуживание следующих лиц:

  1. представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества;
  2. участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика.

В письмах Минфина России от 05.06.2015 N 03-03-06/2/32859, от 21.10.2014 N 03-03-06/1/53004, от 09.10.2012 N 03-03-06/1/535, от 01.11.2010 N , от 22.03.2010 N , в письме УФНС России по г.

Москве от 23.12.2005 N 20-12/95338 высказывается мнение, что расходы по проведению встречи в баре (ресторане) можно признать при налогообложении прибыли, если они носят официальный характер и экономически оправданны (например, имеются счета ресторанов, отчеты о проведенной встрече и пр., подтверждающие соответствующие расходы, понесенные во время проведения официальных деловых переговоров, при условии соответствия этих расходов требованиям п.

1 ст. 252 НК РФ). При этом к представительским расходам не относятся расходы на организацию отдыха и развлечений (п. 2 ст. 264 НК РФ). В письме Минфина России от 19.03.2019 N 03-03-06/1/17927 разъясняется, что НК РФ не устанавливает конкретный перечень документов, которые подтверждают произведенные расходы, тем самым не ограничивая налогоплательщика в вопросе подтверждения правомерности учета соответствующих расходов. Это актуально и в отношении представительских и хозяйственных расходов (смотрите, например, письмо ФНС России от 08.05.2014 N ГД-4-3/[email protected], письмо Минфина России от 10.04.2014 N 03-03-РЗ/16288).

Из разъяснений специалистов финансового ведомства и налоговых органов (смотрите, например, письма ФНС России от 08.05.2014 N ГД-4-3/[email protected], Минфина России от 10.04.2014 N 03-03-РЗ/16288, УФНС России по г. Москве от 22.12.2006 N 21-11/[email protected]) прослеживается, что для документального подтверждения представительских расходов нужны документы, позволяющие квалифицировать (обосновать) затраты в качестве таковых и подтверждающие факт их осуществления. В качестве документов первого вида могут выступать любые документы, из содержания которых следует, что те или иные приобретения использованы (будут использованы) организацией при проведении мероприятий, предусмотренных п.

2 ст. 264 НК РФ, например — приказы о проведении представительских мероприятий, сметы расходов на них, служебные записки, отчеты (акты) о представительских расходах, утвержденные руководителем организации. Состав таких документов определяется организацией самостоятельно.

К авансовым отчетам прикладываются первичные учетные документы, свидетельствующие о факте осуществления затрат на приобретении товаров (работ, услуг), например, чеки ККТ, товарные накладные, акты оказанных услуг (выполненных работ). Учесть расходы на баню как представительские, на наш взгляд, нет оснований, т.к.

это расходы на организацию отдыха и развлечений. Расходы, связанные с товарами и услугами для личного потребления работников, при налогообложении не учитываются (п. 29 ст. 270 НК РФ). Есть судебный акт, в котором налогоплательщик доказал, что понес представительские расходы.

Налогоплательщик доказал, что баня — это комната переговоров со столами и стульями в отеле, а отель организовал официальный прием, поэтому представительские расходы обоснованы (постановление Девятого ААС от 15.05.2015 N 09АП-15172/15).

Как следует из ст. 211 НК РФ, факт оплаты организацией-работодателем услуг такси может приводить к возникновению у сотрудников дохода в натуральной форме, если такая оплата производится в интересах сотрудника. Президиумом Верховного Суда РФ в п. 3 Обзора практики рассмотрения судами дел, связанных с применением главы 23 НК РФ, утвержденного Президиумом ВС РФ от 21.10.2015, указал, что при решении вопроса о возникновении дохода на основании данной нормы НК РФ необходимо учитывать направленность затрат по оплате за гражданина соответствующих товаров (работ, услуг) или имущественных прав на удовлетворение личных потребностей физического лица, либо на достижение целей, преследуемых плательщиком, например, работодателем, для обеспечения необходимых условий труда, повышения эффективности выполнения трудовой функции и т.п.

Одно лишь то обстоятельство, что в результате предоставления гражданину оплаченных за него благ в определенной мере удовлетворяются личные потребности физического лица, не является достаточным для вывода о возникновении дохода в натуральной форме, облагаемого налогом. На протяжении ряда лет по вопросу возникновения экономической выгоды при оплате проезда сотрудникам организации Минфин России высказывал следующую позицию. Расходы по оплате работодателем стоимости проезда не являются экономической выгодой (доходом) работника и, соответственно, объектом обложения НДФЛ только в случае, если у работников отсутствует возможность добираться до работы и обратно общественным транспортом (удаленность от маршрутов общественного транспорта или неподходящий график его движения).

Смотрите письма Минфина России:

  1. от 24.12.2007 N 03-04-06-02/226;
  2. от 11.05.2006 N 03-03-04/1/434.
  3. от 07.09.2015 N ;

Во всех остальных ситуациях стоимость доставки работников является их доходом в натуральной форме и облагается НДФЛ (письма Минфина России от 23.01.2021 N 03-03-06/1/3758, от 18.01.2019 N 03-03-06/1/2093, от 17.07.2007 N 03-04-06-01/247, от 04.12.2006 N 03-03-05/21, от 01.06.2006 N 03-05-01-04/142, от 11.05.2006 N 03-03-04/1/435).

Вместе с тем приведенные разъяснения финансового ведомства были представлены в доэпидемический период, т.е. для случаев, когда деятельность работодателей и их сотрудников осуществляется в обычном режиме, при полном отсутствии каких-либо факторов, которые могут оказать влияние на здоровье населения. Между тем в настоящее время в условиях пандемии, при наличии признанной государством угрозы распространения новой коронавирусной инфекции в РФ введен ряд ограничительных мер, направленных на обеспечение санитарно-эпидемиологического благополучия населения.

Так, например, согласно письму Роспотребнадзора от 07.04.2021 N 02/6338-2020-15 работодателями должна быть реализована работа по профилактике распространения новой коронавирусной инфекции (COVID-19) по следующим направлениям:

  1. другие организационные мероприятия по предотвращению заражения работников.
  2. предотвращение заноса инфекции на предприятие (в организацию);
  3. принятие мер по недопущению распространения новой коронавирусной инфекции (COVID-I9) в коллективах на предприятиях (в организациях);

На наш взгляд, обеспечение возможности передвигаться на такси можно рассматривать в качестве мер по профилактике коронавирусной инфекции по всем перечисленным направлениям. Ведь при поездке в такси возможность контакта сотрудника с другими гражданами сводится к минимуму, а следовательно, существенно снижаются риски их заражения, что влечет за собой снижение рисков проникновения инфекции на территорию предприятия. Полагаем, что в данном случае целесообразно закрепить решение о передвижении сотрудника (руководителя) на такси локальным актом или дополнительным соглашением к трудовому договору.

В данном случае передвижение сотрудника с помощью такси не связано с их самостоятельными желаниями, а продиктовано необходимостью, вызванной пандемией коронавируса.

Перечень сумм, не подлежащих обложению страховыми взносами для плательщиков, осуществляющих выплаты в пользу физических лиц, установлен ст. 422 НК РФ и является исчерпывающим. Оплата такси сотруднику в указанном перечне не поименована, на основании этого факта Минфин России приходит к выводу, что суммы такой оплаты облагаются страховыми взносами в общеустановленном порядке.

Оплата такси сотруднику в указанном перечне не поименована, на основании этого факта Минфин России приходит к выводу, что суммы такой оплаты облагаются страховыми взносами в общеустановленном порядке. Смотрите п. 2 письма Минфина России от 19.04.2019 N 03-04-06/28569, письмо Минфина России от 18.01.2019 N 03-03-06/1/2093. В то же время в арбитражной практике существует позиция, что сам по себе факт наличия трудовых отношений между работодателем и его работниками не свидетельствует о том, что все выплаты, которые начисляются работникам, представляют собой оплату их труда.

Так, в постановлении от 14.05.2013 N 17744/12 Президиум ВАС РФ сделал следующие выводы: Сам по себе факт наличия трудовых отношений между работодателем и его работниками не свидетельствует о том, что все выплаты, которые начисляются работникам, представляют собой оплату их труда. Например, выплаты социального характера, не являющиеся стимулирующими, не зависящие от квалификации работников, сложности, качества, количества, условий выполнения самой работы, не являются оплатой труда работников (вознаграждением за труд). Таким образом, эти выплаты не являются объектом обложения страховыми взносами и не подлежат включению в базу для начисления страховых взносов.

Указанную позицию поддержал ВС РФ в определениях от 04.09.2017 N 303-КГ17-6952 по делу N А51-10641/2016, от 04.06.2018 N 309-КГ18-5970. Таким образом, есть аргументы не начислять НДФЛ и взносы при оплате такси корпоративной картой.

Однако риска претензий мы исключить не можем. : Теги: 7410 12350 ₽ –40%

Представительские расходы: частые нарушения в 2021 году

Бухгалтерский учет, налогообложение, отчетность, МСФО, анализ бухгалтерской информации, 1С:Бухгалтерия

11.08.2021 подписывайтесь на наш канал

Представительские расходы в компаниях – достаточно частая статья расходов.

И именно в них часто бывает множество нарушений, которые, если нагрянет выездная налоговая проверка, могут привести к доначислениям и штрафам. Например, часто директора компаний, пользуясь возможностью провести представительские расходы, просто-напросто «гуляют» за счет компании с друзьями.

Либо деловые встречи действительно имеют место быть, но отсутствие полного комплекта документов может дать повод налоговикам заявить о необоснованности затрат.

В первую очередь необходимо помнить, что существует четко обозначенный перечень трат, которые можно относить к представительским расходам в целях налогообложения прибыли.

Он содержится в п. 2 ст. 264 НК РФ. Если в общем, то это расходы

«на официальный прием и (или) обслуживание представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления и (или) поддержания взаимного сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета директоров (правления) или иного руководящего органа налогоплательщика, независимо от места проведения указанных мероприятий»

. Если же говорить конкретнее, то под расходами на официальный прием понимаются траты непосредственно на его проведение, т.

е. на проведение завтрака, обеда или иного аналогичного мероприятия.

Получается, что деловое мероприятие может проходить в кафе или в ресторане.

Главное – подтвердить, что обед в ресторане носил деловую направленность. Более того, при должном оформлении представительским мероприятием может являться и ужин в ресторане, в том числе с потреблением алкогольных напитков (письмо Минфина РФ от 01.11.2010 № 03-03-06/1/675).

Стоимость алкоголя чиновники разрешают также относить к представительским расходам (письмо Минфина РФ от 22.01.2019 № 03-03-06/1/3120). Что касается расходов на обслуживание приглашенных лиц, которые также относятся к представительским расходам, то под ними подразумеваются не абсолютно все расходы, а только:

  1. на транспортное обеспечение доставки лиц к месту проведения представительского мероприятия и обратно;
  2. оплата услуг переводчиков, не состоящих в штате налогоплательщика.
  3. буфетное обслуживание во время переговоров;

При этом в п. 2 ст. 264 НК РФ прямо сказано, что расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактику или лечение заболеваний не могут относиться к представительским расходам.

Далее приведем необходимый пакет документов, которые помогут компаниям избежать вопросов со стороны проверяющих, а также рассмотрим наиболее распространенные нарушения.

Налоговое законодательство не содержит перечня документов, которыми должны подтверждаться представительские расходы, на что обращают внимание сами чиновники (письмо Минфина России от 10.04.2014 № 03-03-РЗ/16288). Но точно ясно, что для подтверждения факта представительских расходов недостаточно иметь в наличии только лишь первичные документы, подтверждающие факт оплаты услуг.
Но точно ясно, что для подтверждения факта представительских расходов недостаточно иметь в наличии только лишь первичные документы, подтверждающие факт оплаты услуг.

Ведь основным условием для учета представительских расходов является деловой характер мероприятия.

Иными словами, из документов должно следовать, что встреча носила официальный характер и в ходе нее обсуждались вопросы потенциального или дальнейшего сотрудничества.

В некоторых письмах чиновников, посвященных вопросам учета представительских расходов, содержится примерный перечень таких документов. Например, в письме Минфина РФ от 22.03.2010 № 03-03-06/4/26 сказано, что документами, служащими для подтверждения представительских расходов, могут являться, в частности:

  1. смета представительских расходов;
  2. отчет о представительских расходах по проведенным представительским мероприятиям, в котором отражаются: цель представительских мероприятий, результаты их проведения; иные необходимые данные о проведенном мероприятии, а также сумма расходов на представительские цели.
  3. приказ (распоряжение) руководителя организации об осуществлении расходов на указанные цели;
  4. первичные документы, в том числе в случае использования приобретенных на стороне каких-либо товаров для представительских целей, оплаты услуг сторонних организаций;

Судебная практика также показывает, что для учета представительских расходов необходим полный пакет документов. Одного лишь авансового отчета с приложенными кассовыми чеками явно недостаточно, о чем сказано, например, в постановлении Третьего арбитражного апелляционного суда от 27.11.2012 по делу № А74-732/2012.

В этом деле суд не поддержал компанию, так как та не представила приказы руководителя, сметы представительских расходов на каждое мероприятие, отчеты о представительских расходах по проведенным представительским мероприятиям, в которых отражено, с кем и когда проходили встречи, с какой целью, какой результат от проведения таких встреч и переговоров достигнут обществом.

Причем при составлении документов важно избегать формальностей.

Например, если во многих отчетах будут фигурировать одни и те же цели, то налоговики могут усмотреть в этом формальность, что наряду с другими причинами помешает выиграть процесс в суде (см., например, постановление Четырнадцатого арбитражного апелляционного суда от 22.09.2016 по делу № А66-17120/2015). Далее рассмотрим, какие нарушения часто совершают компании на практике. Иногда после деловых переговоров компании устраивают досуг для приглашенных лиц.

Например, организовывают для них экскурсию или водят на концерт. При этом все расходы, в том числе и на покупку билетов, обычно учитывают при налогообложении прибыли.

Подобные действия являются нарушением. В данном случае траты на покупку билетов на развлекательное мероприятие не могут считаться представительскими расходами, поэтому относить их на уменьшаемые расходы ни в коем случае нельзя. Либо бывает, что для организации масштабного представительского мероприятия (например, бизнес-конференции для дилеров) привлекается компания-исполнитель, которая все организует.

При этом в первичных документах в качестве наименования услуги указана услуга по организации бизнес-конференции. И ее стоимость организацией-заказчиком полностью списана в качестве представительских расходов. Однако при детальном изучении всех имеющихся документов выясняется, что во время конференции выступали артисты, проводились фотосессии и т.п.

Данное обстоятельство с большой долей вероятности вызовет вопросы у налоговых органов, а мы во избежание рисков рекомендуем внести исправления в налоговый учет.

Хорошо, если из документов можно узнать стоимость каждой «составляющей» части мероприятия. В таком случае сумму, относимую к развлекательным частям программы, достаточно просто исключить из уменьшаемых расходов и при необходимости подать уточненную декларацию по налогу на прибыль (и, возможно, по НДС, если входной НДС с этой части услуг был принят к вычету).

В таком случае сумму, относимую к развлекательным частям программы, достаточно просто исключить из уменьшаемых расходов и при необходимости подать уточненную декларацию по налогу на прибыль (и, возможно, по НДС, если входной НДС с этой части услуг был принят к вычету). Но если в документах указана только одна – общая – сумма, то есть риски, что всю эту сумму налоговики исключат из «уменьшаемых» расходов. Поэтому во избежании рисков снятия во время налоговых проверок всей суммы услуг желательно в таких случаях, чтобы в документах содержалось указание на каждую часть, из которой состоит услуга по организации мероприятия.

И, соответственно, развлекательную часть услуги не принимать к налоговому учету. Таким образом, следует внимательно изучать все документы, которые вы получаете от своих контрагентов.

Причем крайне важно обращать внимание на формулировки.

У одной компании, как показал анализ судебной практики, проблемы возникли только из-за того, что в документах значилось слово «баня» (постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 15.05.2015 № 09АП-15172/2015 по делу № А40-151700/14). Фирма проводила конференцию в отеле, куда были приглашены представители нескольких организаций. При этом переговоры проходили с каждым производителем отдельно (т.к.

такие переговоры являлись коммерческой тайной). Для этого отель организовывал официальные приемы для переговоров компании-заказчика с производителями в различных отдельных помещениях отеля, в т.ч. в помещении под названием «Баня».

Налоговая инспекция признала эту часть расходов необоснованной, несмотря на то, что фирма смогла доказать, что гости в этом помещении потребляли еду.

В этом случае суд принял сторону компании, поскольку ей, судя по всему, удалось доказать, что данное помещение использовалось исключительно для проведения переговоров, а не для «банных» утех. Вообще иногда суды достаточно лояльно относятся к налогоплательщикам.

Например, в постановлении Десятого арбитражного апелляционного суда от 17.08.2011 по делу № А41-31860/10 арбитры разрешили спор в пользу компании, которая потратила более 2 млн руб.

на проведение торжественного мероприятия по поводу открытия завода и провела их как представительские расходы. Судей не смутил тот факт, что мероприятие носило явно праздничный характер и включало в себя выступление духового оркестра, а также привлекался ведущий для проведения праздника.

Им было достаточно того обстоятельства, что в ходе проведения мероприятия заводом были представлены образцы продукции, а также заключались договоры на поставку кирпича.

На этом основании суд сделал вывод, что расходы по организации открытия завода были произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода. Но рассчитывать на то, что такой же подход суды будут применять в вашем случае, конечно же, нельзя. Иногда из имеющихся документов нельзя узнать, кто именно присутствовал на переговорах (представители какой организации и конкретно ФИО приглашенных лиц).

Хотя в НК РФ нет требования указывать в документах приглашенных лиц, но следует помнить, что представительское мероприятие — это официальный прием представителей других организаций, участвующих в переговорах. Поэтому, чтобы налоговики не смогли заподозрить компанию в том, что под официальным мероприятием прошли, допустим, личные посиделки директора в ресторане, в каком-либо из имеющихся документов целесообразно зафиксировать список лиц, участвующих в официальном мероприятии. О том, что в отчете нужно указывать состав приглашенной делегации и участников принимающей стороны, предупреждают и чиновники (письмо УФНС РФ по г.

Москве от 12.04.2007 № 20-12/034115). Что касается судебной практики, то здесь нет единообразного подхода.

Иногда суды принимают во внимание наличие/отсутствие списка приглашенных лиц.

Так, в постановлении Тринадцатого арбитражного апелляционного суда от 18.04.2013 по делу № А56-55481/2012 суд принял сторону ИФНС на основании того, что в представленных документах отсутствовал список официальных лиц клиентов и наименование сторонних организаций, участвующих в мероприятии.

Но есть примеры решений, в которых суды не признают нарушением отсутствие данных, позволяющих идентифицировать представителей сторонних организаций, а также сами организации (постановление Арбитражного суда Волго-Вятского округа от 22.12.2014 № Ф01-5056/2014 по делу № А11-8267/2013).

В любом случае в отчете лучше приводить поименно всех приглашенных лиц, а также наименование компаний, чьими представителями они являются.

Бывают случаи, когда компании компенсировали своим работникам расходы на чаевые, выданные ими во время проведения официальных мероприятий. Эти расходы, естественно, не были подтверждены первичными документами, но были внесены в авансовый отчет и компенсировались на основании заявления сотрудника.

При этом компании учитывали эти выплаты в составе представительских расходов, что является явным нарушением.

Во-первых, отсутствует документальное подтверждение расходов, что нарушает нормы ст. 252 НК РФ. Во-вторых, выплата чаевых не указана в составе представительских расходов, и вряд ли их можно расценивать как расходы на проведение официального приема. Исключение – когда чаевые автоматически включены в счет, предоставленный рестораном.

Здесь, кстати, риски возникают не только в части налога на прибыль, но и в части НДФЛ со страховыми взносами. Налоговики могут расценить такие выплаты доходами, облагаемыми НДФЛ и взносами.

В рамках деловых мероприятий участникам могут вручаться подарки. Бывает, что стоимость таких подарков организации учитывают при налогообложении прибыли. Это является нарушением. Из п.

16 ст. 270 НК РФ четко следует, что расходы в виде безвозмездно переданного имущества относятся к расходам, не учитываемым при налогообложении. Единственное исключение – когда на вручаемых подарках нанесена символика компании.

В этом случае целесообразность расходов на подарки, как показывают разъяснения чиновников и судебная практика, можно обосновать.

Так, в письме УФНС по г. Москве от 30.04.2008 № 20-12/041966.2 говорится, что такие подарки учитываются в составе представительских расходов. Обратите внимание, что эти траты, по мнению авторов письма, считаются не рекламными (как можно было бы предположить поначалу), а представительскими расходами.

По той причине, что вручаются они в рамках официального мероприятия. Суды также соглашаются с тем, что затраты, понесенные в связи с приобретением сувениров и подарков с символикой компании, относятся к представительским расходам, поскольку они связаны с приемом представителей предприятий — контрагентов общества с целью установления хозяйственных отношений (постановление ФАС Московского округа от 05.10.2010 № КА-А41/11224-10 по делу № А41-18513/08).

Почему важно разделять, представительские это расходы или рекламные, ведь и те и другие учитываются при налогообложении прибыли?

Потому что норматив для этих затрат отличается.

Если для представительских расходов норматив составляет 4 % от расходов на оплату труда, то для рекламных расходов в виде подарков – 1 % от выручки от реализации. Кстати, при вручении подарков вопрос встает не только в отношении налога на прибыль, но и в отношении НДС.

Дело в том, что безвозмездная передача имущества (независимо от того, содержит она символику фирмы или нет) признается реализацией в целях НДС, а значит, является объектом налогообложения (подп. 1 п. 1 ст. 146 НК РФ, письмо Минфина России от 15.03.2017 № 03-03-06/1/14731). Исключение составляет передача подарков стоимостью не дороже 100 руб.

Рекомендуем прочесть:  103 мировой судебный участок москва

за единицу и которые при этом содержат символику фирмы. Такая передача освобождается от НДС на основании подп.

25 п. 3 ст. 149 НК РФ. Поэтому при вручении подарков необходимо проверить, не возникает ли обязанности по начислению НДС с их стоимости. Бывает, что приглашенные на мероприятие участники приезжают из других городов или стран.

В этом случае некоторые организации берут на себя абсолютно все расходы, связанные с прибытием гостей на официальный прием.

Например, расходы на оформление авиабилетов, виз, а также расходы по размещению приглашенных лиц в гостинице. Иногда компании относят эти расходы на уменьшение прибыли в составе представительских расходов.

Является ли это нарушением? Здесь говорить однозначно о нарушении нельзя, но о рисках мы всегда предупреждаем.

Чиновники в своих письмах прямо указывают, что расходы на проживание гостей не уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль организаций, так как указанные расходы не предусмотрены п. 2 ст. 264 НК РФ (письма УФНС РФ по г. Москве от 12.04.2007 № 20-12/034115, Минфина РФ от 01.12.2011 № 03-03-06/1/796).

Аналогичный вывод сделан и в отношении затрат на визовую поддержку, а также оплату авиационных и железнодорожных билетов для представителей иностранных компаний, а также издержек, связанных с доставкой прибывших на мероприятие от вокзала до гостиницы (письмо ФНС РФ от 18.04.2007 №

Судебная практика по таким спорам неоднозначна. Так, например, в постановлении ФАС Центрального округа от 19.02.2008 по делу № А68-АП-361/14-05-414/14-05-665/14-05 суд согласился с тем, что расходы по оплате проживания участников конференции в силу прямого указания закона не могут рассматриваться как представительские расходы.

Такой же вывод содержится и в постановлении Четырнадцатого арбитражного апелляционного суда от 22.09.2016 по делу № А66-17120/2015. В то же время в постановлении Второго арбитражного апелляционного суда от 28.07.2016 № 02АП-5191/2016 по делу № А82-15075/2015 суд разрешил принять в качестве представительских расходы по договору на организацию банкетного обслуживания, в рамках которого были оказаны услуги по проживанию. Это не единственный пример судебного решения, вынесенного в пользу компаний.

Еще одним примером является постановление Девятого арбитражного апелляционного суда от 10.03.2011 № 09АП-1937/2011-АК по делу № А40-99409/10-13-522. В этом деле фирма отнесла расходы на проживание приглашенных лиц не как представительские, а как «другие расходы» на основании подп.

49 п. 1 ст. 264 НК РФ. Ей удалось доказать, что оплата проживания приглашенных лиц является экономически обоснованной и направленной на будущее получение прибыли (развитие бизнеса, привлечение клиентов и партнеров, заключение договоров и контрактов). Таким образом, при учете рассматриваемых трат в целях налога на прибыль компания может столкнуться с претензиями со стороны проверяющих.

И если дело дойдет до суда, то выигрыш, как показывает судебная практика, возможен, хотя и не гарантирован. Исключение спорных трат из «налоговых» расходов налоговиками не единственная неприятность, которая может грозить компаниям.

Параллельно могут возникнуть претензии в части НДС и НДФЛ. НДС может быть доначислен в связи с признанием вычета «входного» НДС (если таковой заявлялся) незаконным. Что касается НДФЛ, то налоговики могут заявить о возникновении у физлиц дохода в натуральной форме, который облагается налогом (п.

1 ст. 210, подп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ, письма ФНС РФ от 18.04.2007 № 04-1-02/[email protected], Минфина России от 03.12.2019 № 03-03-06/1/93894). Представительские расходы, учитываемые в целях налога на прибыль, подлежат нормированию.

Норматив составляет 4 % от расходов на оплату труда. Об этом компании обычно знают, и нарушения в этой части достаточно редки. Однако порой бухгалтер берет неверную базу для расчета норматива.

Например, в одной компании формировался резерв на предстоящую оплату отпусков работникам. При этом расходы в виде отчислений в данный резерв не попадали в базу, исходя из которой рассчитывался норматив для представительских расходов. Тогда как, согласно п. 24 ст.

255 НК РФ, расходы в виде отчислений в резерв на предстоящую оплату отпусков работникам считаются расходами на оплату труда.

Получается, что компания занизила норматив и учла представительские расходы в меньшей части, чем могла бы.

Данные действия не несут за собой налоговых рисков, но увеличивают налоговую нагрузку фирмы. А вот следующий момент, связанный с нормативом представительских расходов, вызывает риски, но не по налогу на прибыль, а по НДС.

Так, некоторые фирмы, у которых представительские расходы превышают норматив, забывают о положениях п. 7 ст. 171 НК РФ. Согласно данному пункту, сумма вычета «входного» НДС по представительским расходам напрямую зависит от норматива. Иными словами, вычет можно заявлять только в той части представительских расходов, что учена при налогообложении.

Поэтому важно проверять, нет ли превышения норматива, не только в целях налога на прибыль, но и в целях НДС.

В одной компании практически каждая «деловая» встреча проводилась поздно вечером в ресторанах, в чеках фигурировало приличное количество спиртного (что формально вроде как не запрещено), а в отчете по представительским расходам в качестве результата переговоров значилось что-то вроде «достигнута договоренность по ряду ключевых моментов».

Причем чеков зачастую бывало несколько, последние из них — исключительно на виски, коньяк, кальян и т.п. Хотя каждая такая встреча и оформлялась полным комплектом документов, но все они были как под копирку, а время и суммы на чеках ресторанах как-то мало вписывались в понятие деловых мероприятий.

Формально порядок соблюден: алкоголь чиновники разрешают относить на представительские расходы, все необходимые документы имеются, про результаты встречи в них сказано. Но по факту все выглядит попыткой оплатить личный досуг директора за счет компании. Проверяющие легко усматривают нарушения в подобных ситуациях.

Или другой пример. Первые лица компании частенько проводят деловые встречи на заграничных курортах. При этом на встречах присутствуют представители российских компаний, а не иностранных. Формально тоже – никаких нарушений нет, ведь в НК РФ не сказано, что встречи должны происходить исключительно на территории России.

Более того, там даже сказано «независимо от места проведения мероприятий». Однако у налоговых органов могут возникнуть претензии, как, например, это было в споре, рассматриваемом в постановлении ФАС Московского округа от 27.09.2013 по делу № А40-5827/13-115-13. Правда, в этом споре выиграла компания.

В таких ситуациях компании должны помнить о налоговых рисках, потому что налоговики с большей вероятностью признают такие расходы необоснованными. Причем риски возникают не только по налогу на прибыль, но и по НДФЛ и страховым взносам.

То, что в ряде случаев судебная практика на стороне компаний, безусловно, радует.

Но далеко не все компании готовы судиться с налоговиками. А не учитывать сомнительные представительские расходы вовсе не самый подходящий вариант, поскольку в таком случае организация фактически дарит бюджету деньги, хотя имеет законное право уменьшить свою налоговую базу на представительские расходы. Поэтому в целях минимизации налоговых рисков рекомендуем делать следующее:

  1. проверять, чтобы положения оформляемых документов не содержали указание на развлекательный характер (например, избегать слов баня, бассейн, корпоративы, артисты и т.п.).
  2. убедиться, что количество персон, прописанное в договоре на проведение мероприятия, соответствует количеству участников деловой встречи (например, если заключается договор на ресторанное обслуживание, в котором указывается количество обслуживаемых персон);
  3. составлять списки приглашенных лиц и наименования сторонних организаций, участвующих в мероприятии (он может отдельно не составляться, а указываться, например, в отчете о представительских расходах по проведенным мероприятиям);
  4. составлять протоколы встреч, где подробно описывать все моменты и договоренности, достигнутые в ходе переговоров;

Темы: , , , Рубрика: , Поделиться с друзьями: Подписаться на комментарии Отправить на почту Печать 14 мая 2021 года — 20 мая 2021 года — 1C:Лекторий: 13 мая 2021 года (четверг, начало в 12:00) — 1C:Лекторий: 18 мая 2021 года (вторник, начало в 12:00, все желающие) — Обучение пользователей продуктов 1С Другие сайты 1С

Отражение в учете представительских расходов, оплаченных банковскими картами

15 декабря 2005 г.

00:38 Оплата представительских расходов, как правило, осуществляется с помощью подотчетных средств, выданных ответственному лицу. Однако в последнее время все более широкое применение в сфере предпринимательской деятельности приобретают расчеты между контрагентами с помощью, банковских карт.

Это действительно удобно, так как осуществление расчетов между партнерами с использованием таких карт, помогает хозяйствующим субъектам экономить время, способствуя более мобильному осуществлению предпринимательской деятельности.

Покажем на конкретном примере, каким образом отражаются в учете операции по списанию представительских расходов, оплаченных посредством банковской карты.

Пример 1. Торговая организация в июне организовала переговоры с партнерами с целью дальнейшего сотрудничества. В связи с этим был организован официальный обед в ресторане, стоимость обслуживания составила 11 800 рублей, в том числе НДС – 1 800 рублей.

Работнику организации, принимавшему участие в переговорах, была выдана расчетная банковская карта для получения наличных денежных средств и оплаты стоимости официального обеда. Учетная стоимость карты — 150 рублей. Расходы на оплату труда, учтенные в составе расходов в целях налогообложения прибыли за 6 месяцев 2005 года, — 800 000 рублей.

Других представительских расходов в отчетном периоде у организации не было. Покажем, как в бухгалтерском учете организации должны быть отражены данные хозяйственные операции. В данном примере расходы на проведение официального обеда в ресторане представляют собой организации, которые в соответствии с пунктом 5 ПБУ 10/99 являются расходами по обычным видам деятельности.

В бухгалтерском учете торговых организаций представительские расходы учитываются в составе издержек обращения с отражением их по счету . Основанием для признания представительских расходов в данном примере являются расчетные документы, выданные рестораном.

Для исчисления налога на прибыль представительские расходы, связанные с официальным приемом и обслуживанием представителей других организаций, участвующих в переговорах в целях установления сотрудничества, учитываются в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией ( Налогового кодекса Российской Федерации (далее НК РФ)).

Напомним, что в целях налогового учета представительские расходы подлежат нормированию.

Согласно НК РФ представительские расходы в течение отчетного (налогового) периода включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4 % от расходов налогоплательщика на оплату труда за этот отчетный (налоговый) период.

В рассматриваемом примере за (6 месяцев) организация может учесть в составе прочих расходов представительские расходы в сумме 32 000 рублей (800 000 х 4%). Следовательно, если у организации не было других представительских расходов, то оплата официального обеда в ресторане может быть учтена для целей налогообложения прибыли в данном отчетном периоде в полной сумме.

Сумма НДС, отраженная в счет — фактуре ресторана, может быть принята к вычету в полном объеме после списания денежных средств с расчетного счета организации ( НК РФ). В том случае, если величина представительских расходов превышает норматив, установленный налоговым законодательством, то в целях налогообложения организация в качестве расходов может принять только нормируемую величину представительских расходов. Суммы «входного» налога на добавленную стоимость по нормируемым расходам принимаются к вычету в размере, соответствующему указанным нормам.

Такое положение установлено НК РФ. Использование полученных денежных средств отражается в общем порядке на основании первичных документов, приложенных к утвержденному авансовому отчету. При получении выписки из банка в бухгалтерском учете отразится следующая запись: Дебет Кредит субсчет «Специальный карточный счет» В бухгалтерском учете организация отразит операции следующими бухгалтерскими проводками: Корреспонденция счетов Сумма, рублей Содержание операции Дебет Кредит 71 50.3 150 Выдана под отчет работнику организации расчетная банковская карта для оплаты представительских расходов.

50.3 71 150 Расчетная банковская карта возвращена подотчетным лицом 71 57 11 800 Отражено получение наличных денежных средств 44 71 10 000 Отражены расходы на проведение официального обеда в ресторане 19 71 1 800 Отражена сумма НДС со стоимости официального обеда 57 55.4 11 800 Списаны денежные средства со специального карточного счета на основании выписки банка 68 19 1 800 Принят к вычету НДС со стоимости официального обеда.

Окончание примера. В вышеприведенном примере, мы рассмотрели вариант, когда держатель карты рассчитывается наличными деньгами, полученными по банковской карте, за оказанные услуги. Однако держатель карты может осуществлять и безналичные расчеты с применением банковской расчетной карты.

В этом случае порядок отражения операций в бухгалтерском учете организации будет несколько иным. Пример 2. Торговая организация открыла в банке специальный карточный счет и получила расчетную банковскую карту. Номинальная стоимость карты 100 рублей.

Для приобретения партии товаров общей стоимостью 23 600 рублей (в том числе НДС –3 600 рублей) расчетная карта выдана работнику, который рассчитался с ее помощью с поставщиком. За обслуживание карточного счета банк удержал со специального карточного счета вознаграждение по тарифу за обслуживание банковской карты в размере 200 рублей. В бухгалтерском учете организации данные хозяйственные операции отражены следующим образом: Сумма, рублей Содержание операции Дебет Кредит 71 50.3 100 Расчетная карта выдана на руки работнику для осуществления расчетов 50.3 71 100 Карта возвращена в организацию 41 60 20 000 Приняты к учету товары 19 60 3 600 НДС по принятым к учету товарам 60 55.4 23 600 Списаны с карточного счета организации денежные средства на основании выписки из банка 91.2 55.4 200 Отражена сумма вознаграждения банка в составе операционных расходов 68 19 3 600 Принят к вычету НДС Окончание примера.

Гражданское законодательство допускает ситуацию, когда в соответствии с договором банковского счета банк осуществляет платежи клиента, несмотря на отсутствие денежных средств на расчетном счете, то есть производится краткосрочное кредитование счета ( Гражданского кодекса Российской Федерации). Такой вид кредита называется овердрафтом. Овердрафт может возникнуть, если банк финансирует расчеты с использованием расчетной карты, проводя операции, в случае отсутствия или недостаточности денежных средств на банковском счете.

Условие предоставления овердрафта должно быть предусмотрено в договоре банковского счета.

Выявляется овердрафт, как правило, при получении выписки из банка. Так как овердрафт — вид краткосрочного кредита, то отражение его в учете производится с помощью счета . Получив выписку из банка, и выявив овердрафт, бухгалтер должен его отразить в учете.

Датой возникновения овердрафта считается дата, когда банк осуществил оплату за счет своих собственных средств. При этом в бухгалтерском учете производится запись: Дебет субсчет «Специальный карточный счет» Кредит . Проценты, начисляемые по предусмотренному овердрафту, являются процентами за пользование заемными средствами и учитываются в обычном порядке.