Сопроводительное письмо о предоставлении жокументов на исходящее

Сопроводительное письмо о предоставлении жокументов на исходящее

Как составить сопроводительное письмо к документам


› БЕСПЛАТНАЯ КОНСУЛЬТАЦИЯ С ЮРИСТОМ Составление сопроводительного письма определенного образца в случае отправки документов в компании или государственные ведомства – это необязательный, но желательный этап. О том, как правильно разработать корректную форму такого документа и некоторых нюансах работы с ним, – прямо сейчас. Содержание Документ составляется в произвольной форме, поскольку унифицированного образца не существует. Основное назначение – дать правильное представление адресату, какие именно документы были посланы и главное – какая цель преследуется отправителем.

Хотя формально компания не обязана составлять сопроводительные письма, однако в деловом документообороте это довольно устоявшаяся норма, которой следует придерживаться. Оно позволяет решить сразу несколько задач:

  • В сопроводительном письме приводится и опись документов – по сути, дублируется сам перечень полного названия и количества документов, которые были отправлены. Это исключает возможные ошибки при оформлении.
  • Прежде всего, именно оно содержит основные разъяснения отправителя, которые он хочет довести до адресата. В данном случае это имеет значение, поскольку деловая переписка – это опосредованное общение, которое должно быть предельно понятно обеим сторонам.
  • Благодаря указанию списка документов удается избежать определенных затруднений их восстановления в случае потери. К тому же в нем указываются исходящие и входящие номера документов, благодаря которым их можно легко найти и проконтролировать направление передвижения.
  • Наконец, адресат, принявший не только документы, но и сопроводительное письмо к ним, сможет быстрее понять суть пожеланий отправителя и быстрее отреагировать на них в соответствии с ситуацией.

Поэтому можно сказать, что грамотное оформление сопроводительного письма к документам, создание собственных единых образцов для придания процессу однообразия – в интересах самого же отправителя. Несмотря на то, что утвержденной формы такого документа не существует, и каждая организация вправе сама определять, как составлять его, существуют и общепринятые правила, которые следует соблюдать.

  • Далее идет отметка о номере, за которым письмо зарегистрировано в компании отправителя.
  • Затем идет собственно текст документа. Очень важно начинать фразу корректно. На этот случай есть 3 варианта:
  • В «шапке», как обычно, указываются полные официальные названия адресата («В…») и отправителя («от…»).
  1. «направляем Вам» – если речь идет о документах, которые отправляются, наоборот, в подчиненные отделения (например, отделы, филиалы одной и той же компании).
  2. «высылаем Вам» – для тех случаев, когда документация отправляется таким же компаниям (например, контрагентам);
  3. «представляем Вам» – письмо отправляется в налоговую инспекцию, суды, головной офис – т.е.

    все учреждения, имеющие более высокое положение;

  • После описания цели отправки нужно привести полный перечень документов (опись), который удобно представить в виде таблицы. В ней должны присутствовать такие графы:
  1. полное название документа;
  2. при необходимости указывается так же, в какой виде прислан документ – оригинал или копия (заверенная или незаверенная).
  3. количество экземпляров;
  • Наконец, указываются приложения, в котором перечисляются дополнительные документы, если таковые тоже отправляются адресату. Важно понимать, что слово «Приложение» пишется в единственном числе только тогда, когда документ один.

    Если же документов множественное число, то пишется «Приложения». Вместе с наименованием документа приводятся:

  • В конце таблицы указывается итоговое количество пересылаемых вместе с сопроводительным письмом документов.
  1. количество страниц в каждом документе (пишется итоговое число листов по всем экземплярам);
  2. дата принятия документа;
  3. при необходимости указывают необходимость прошивки.
  4. общее количество пересылаемых экземпляров;

Подписывает сопроводительное письмо к документам вне зависимости от его образца не только генеральный директор, но и соответствующее уполномоченное лицо. Подпись традиционно ставит тот сотрудник, с деятельностью которого непосредственно связаны отправляемые документы:

  • Штатный юрист компании высылает сопроводительные письма в случае документов, которые связаны, например, с судебными разбирательствами, с заключением договоров с потенциальными контрагентами и т.п.
  • Генеральный директор или начальник филиала, подразделения подписывает документы общего потока, относящиеся сразу ко всей компании, а также документы особой важности (например, годовые отчеты, которые отправляются в головной офис).
  • Главный бухгалтер подписывает письма, которые сопровождают документы финансового характера – обычно они отправляются в налоговую инспекцию.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ.

В тех случаях, когда речь идет о массовой рассылке документов одного и того же типа (например, несколько счетов-фактур или однотипных договоров с контрагентами) можно объединить их в одну группу и написать сразу общее количество листов во всех экземплярах.

Важно соблюдать особенности делового этикета с точки зрения оформления сопроводительных писем – прежде всего, лучше пользоваться одинаковым образцом, шаблоном документа, а подписывать его со стороны отправителя должен тот же человек, чья подпись стоит в самом письме.

Отсылается оно с помощью Почты России или частной почты – как правило, лучше сделать это заказной корреспонденцией.

Обязательно проставляется номер отправления, которые регистрируется в журнале документооборота компании-отправителя. Под этим номером адреса ставит уже свой номер – и таким образом риск путаницы значительно снижается.

Как правило, сопроводительное письмо оформляется минимум в 2 экземплярах – 1 для адресата, 1 для отправителя. Хранится такой документ в течение срока, целесообразность и длительность которого определяются самой компанией.

Обычно в современном документообороте компаний все документы имеют резервные копии в электронном виде – это позволяет быстро найти их и надежно сохранить до востребования.

Что касается сроков ответа, это менее однозначный вопрос. С одной стороны, действует общее правило, согласно которому срок обработки любого обращения в государственные органы, а равно и в фирмы, компании, общественные объединения, не должен превышать 1 месяца, т.е. 30 календарных дней. Отсчет срока начинается с рабочего дня, который следует за тем, когда корреспонденция дошла до адресата.
30 календарных дней. Отсчет срока начинается с рабочего дня, который следует за тем, когда корреспонденция дошла до адресата.

С другой стороны, очень часто на практике возникают случаи, когда отправитель ожидает, что адресат отреагирует на его запрос как можно быстрее. Тогда отдельно нужно прописать такое пожелание, например:

«Убедительно просим Вас подписать необходимые документы и дать ответ по существу в течение 7 рабочих дней»

. В случае, если речь идет о филиале, структурном подразделении, которое непосредственно подчиняется отправителю, формулировка более категоричная:

«Предельный срок ответа – 3 рабочих дня со дня официального уведомления о получении настоящего сопроводительного письма»

.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ. Если в договоре между компаниями изначально прописывается определенный порядок работы с претензиями, досудебного урегулирования возможных разногласий, исходить нужно именно их текста таких договоров. Пример текста приводится ниже.

Сопроводительные письма относятся к частным документам организации, содержание которых она может раскрывать или засекречивать на свое усмотрение (это касается и входящих, и исходящих документов).

Поэтому выбор конкретного способа хранения зависит именно от решения руководства.

В общем случае придерживаются таких правил:

  • В некоторых случаях компании заводят специальную папку «Сопроводительные письма», в которую складывают соответствующую документацию. Этот вариант подходит для небольших фирм с малыми потоками документооборота.
  • Если же документооборот слишком большой, а в компании есть несколько филиалов, тогда составляются специальные номенклатуры дел – т.е. списки документов, сгруппированные общим назначением, например «Договоры поставки», «Договоры аренды», «Судебные» и т.п.
  • После того, как все приложения (т.е. сами документы) были изъяты, срок хранение определяется индивидуально.
  • Поскольку основное юридическое значение имеет не само сопроводительное письмо и его образец, а именно документы, которые оно предваряет, то главное внимание уделяется именно их сохранности.

Таким образом, самый оптимальный вариант – это составить собственный единый образец сопроводительных писем к документам и организовать систему их хранения, адекватную объему документооборота компании. Оцените статью

(4 оценок, среднее: 3,75 из 5)

Загрузка. Рекомендуем по теме 29.08.2017 13.12.2017 26.08.2017 03.06.2017 03.09.2017 28.08.2017 Добавить комментарий Популярные статьи

Сопроводительное письмо к документам 2021

» Поделиться в ВКонтакте Автор tettВремя чтения 25 мин.Просмотры 415Обновлено 17.02.2021Организация в ходе своей деятельности контактирует с большим количеством партнеров и ведомств.

Указанные письма обычно отправляют:

  1. к договору на подпись контрагентам;
  2. к декларациям в ФНС, ФСС;
  3. к отчетам и исполнительной документации контрагентам и в различные ведомства и т.д.
  4. к акту сверки расчетов по налогам, сборам, штрафам и т.д. в ФНС, ПФР, ФСС;
  5. к коммерческому предложению;

Таким образом, письмом можно сопроводить любую важную документацию.Составляя такое письмо, ответственный сотрудник компании присваивает ему исходящий номер по правилам делопроизводства и регистрирует его в журнале исходящей корреспонденции. Получившая сторона присваивает ему входящий номер.

Благодаря нумерации можно отследить судьбу каждого письма. Это одна из важных функций такой корреспонденции.Кроме того, сопроводительное письмо должно содержать опись документации, к которой оно прилагается.

Таким образом, всегда можно подтвердить, что весь пакет документов был отправлен, а в случае потери уже будет виновата получившая его сторона.Также в тексте письма в некоторых ситуациях можно указать сроки для ответа и обратной отправки пакета бумаг, например, в случае их подписания.Единой унифицированной формы письма не существует. Требования к оформлению организационно-распорядительной документации описаны в ГОСТ Р 6.30-2003. Требования указанного стандарта являются рекомендуемыми.Как правильно написать сопроводительное письмо к документам?

Начнем с основных правил:

  1. на фирменном бланке;
  2. с указанием даты и регистрационного номера.

Рассмотрим подробнее образец сопроводительного письма о направлении документов, на какие основные разделы можно разбить текст и какую информацию в них отразить.Раздел письмаКраткое описаниеПримерВступлениеКраткое содержаниеО направлении ответа на претензиюЗаголовокТема, определяющая его цельСопроводительное письмо передаваемых документовОбращениеКонкретное обращение к руководителю, желательно адресное, с указанием имени и отчестваУважаемый Иван Иванович!Цель посланияКраткая формулировкаВ ответ на Вашу претензию прилагаю подтверждения того, что заявленные требования выполнены в сроки, указанные в Договоре поставки.Основная частьИзложение сути с подведением итогов и выражением надежды, благодарности и пр.По полученной от Вас информации имели место факты нарушения пунктов 2.3 и 3.6 Договора. В свою очередь сообщаю, что комплектующие были переданы в положенный срок, что подтверждается Товарной накладной, и работы были выполнены своевременно, что подтверждается датой приема работ по Заказ-наряду.

Требования, которые выставлены в претензии № 2, направленной в наш адрес 14.07.2017, считаю выполненными в полном объеме. Прошу Вас в установленный законодательством срок рассмотреть и направить в наш адрес информацию о своем решении.

Выражаю Вам свою благодарность за то, что Вы воспользовались услугами нашей компании, и надеюсь на дальнейшее сотрудничество.ЗаключениеПеречень приложений.

Вежливая подписьПриложения:

  • Договор поставки, количество листов.
  • Фото установленного баннера, количество листов.
  • Товарная накладная, количество листов.
  • Заказ-наряд, количество листов.

Руководитель, Сидорова Мария Ивановна.ФИО и контакты исполнителя.Пример сопроводительного письма к документамПодобные обращения сотрудникам предприятия приходится не только направлять контрагентам, но и получать от них. Делопроизводителям предприятий есть смысл разработать Бланк входящего сопроводительного письма к документам. Потребуется он в том случае, если контрагент предоставит пакет без пояснений.

Такое зачастую происходит при сотрудничестве с физическими лицами, но и для юридических лиц данный случай не исключение. Для оптимизации документооборота контрагент сможет заполнить предложенную форму, в которой укажет всю необходимую информацию.Образец сопроводительного письма о передаче документов.

Бланк, разработанный для заполнения контрагентом:Сопроводительное письмо – особенная форма сообщения, в которой необходимо:

  1. указать реквизиты и контакты отправляющей стороны;
  2. при необходимости известить о сроках, в которые получатель должен выполнить какие-либо действия после изучения направленной информации;
  3. определить состав отправляемых или передаваемых документов ,зафиксировать количество и перечислить названия передаваемых документов;
  4. довести информацию о специалисте, занимающимся подготовкой документов или решением конкретного вопроса.
  5. кратко и понятно донести до адресата цель направляемой информации, какие действия необходимо выполнить получателю: подписать, изучить, отправить ответ, согласовать, принять документы, оплатить и т.д.;

Составлением таких документов занимается делопроизводитель или секретарь.

При отсутствии такого специалиста в компании эти обязанности выполняет сотрудник, ответственный за отправку документов. Это может быть бухгалтер, если бумаги отправляются в ФНС или ПФР, или менеджеры по продажам, если получатель — потенциальный контрагент.При подписании письма нужно помнить об этике делового общения.

Это может быть бухгалтер, если бумаги отправляются в ФНС или ПФР, или менеджеры по продажам, если получатель — потенциальный контрагент.При подписании письма нужно помнить об этике делового общения. Если письмо обращено к руководителю организации, то и подписывать его должен руководитель, поскольку равный обращается к равному.

Для выполнения поручений или для связи в конце письма указывают контакты ответственного сотрудника, к которому получатель и будет обращаться за консультацией или по другим вопросам. Например, указывают контакты бухгалтера, менеджеров, консультантов и т.д.Текст обращения выдерживается в деловом стиле.

Несмотря на то что послание не является самостоятельной формой, допускать фамильярности при составлении не стоит. Сопроводительное письмо к документам не должнодавать оценку происходящему, быть эмоциональным и содержать фразы, которые так или иначе могут обидеть получателя.

Пример фраз, которые нельзя использовать, и варианты их замены:Пример недопустимой формулировкиСледует писать«Надеемся на скорую встречу»«Надеемся на дальнейшее сотрудничество»«Приветствуем самого нашего любимого клиента»«Уважаемый Иван Иванович!»«В ответ на Ваше вопиюще необоснованное требование»«В ответ на требование от 20.07.2017 №321Н»«Считаем сделанную Вами оценку крайне безграмотной»«Направляем подтверждение сроков и качества»«Специалисты Вашей компании плохо разобрались в вопросе»«Прошу ознакомиться с приложениями и предоставить ответ в установленные законодательством сроки»По большому счету вид у письма только один. Отличия у конкретных писем могут возникать в зависимости от:

  1. канала отправки сообщения;
  2. получателя.

В соответствии с особенностями получателей, сопроводительное письмо может писаться, как внутреннее (корпоративное) или внешнее сообщение, направляемое всем остальным организациям.В связи с активным распространением электронного документооборота, письма могут быть 3-х типов:

  1. передаваемые на бумаге.
  2. электронные;
  3. написанные вручную;

При этом, какие бы типы писем не выделялись, все они имеют сходное целевое назначение и оформление, будь то сопроводительное письмо к коммерческому предложению, рекламации, договору или сопровождающее отправку документов в пенсионный фонд или налоговую инспекцию.Единственный момент, который может вносить некоторые корректировки в стандартные фразы письма, это то, является ли письмо запросом или ответом на полученное сообщение.

Но структура, опять же будет одинаковой.Особенности составления сопроводительного письма:

  • При правильном написании, в сопроводительном письме указывается полный перечень пересылаемых документов. Благодаря этому не будет никакого сомнения, что конкретный документ был отправлен и просто затерялся, если его не смогут найти.
  • Необходимо указать дату составления документа. Это позволит доказать, что все документы были пересланы вовремя, если возникнет такая необходимость.

Важным аспектом работы с такой документацией является регистрация у адресата, которому посылаются бумаги с сопроводительным письмом.

Если вы уверены, что при личной встрече могут возникнуть проблемы и в регистрации откажут, воспользуйтесь услугой пересылки ценных бумаг с уведомлением.Структура письма стандартная. Документ должен иметь шапку и основную часть. В шапке необходимо указать адресата:

  1. наименование компании или ведомства;
  2. адрес компании или ведомства.
  3. должность получателя и его ФИО;

Далее должны следовать исходящий номер письма и дата его отправки.

Затем — наименование документа: «Сопроводительное письмо».После этого начинается основная часть.

Она должна содержать обращение, причину отправки документов, сроки возврата и т.д.Далее указывают перечень отправляемых документов, расписывается отправитель и размещают контактные данные.Тема должна быть сформулирована максимально конкретно, чтобы получателю не приходилось догадываться о том, что за пакет документов ему предоставлен.Приведем пример некоторых формулировок:

  • Предоставление статистических данных.
  • Предоставление ответа на претензию ООО «Огонек» № 12 от 01.11.2021г.
  • О разработке проекта строительства объекта «N»
  • О подготовке годового отчета.

Обращение– необязательная опция, особенно, если письмо направляется в организацию, а не конкретному ее представителю.Если необходимо обратиться лично, то действуем по общему правилу — пишем как обычно в деловой корреспонденции: «Уважаемый (ая) Имя Отчество»Основная часть начинается с одной из трех формулировок: направляем, отправляем, предоставляем.Считается, что каждая из них соответствует определенному типу адресата:Тип формулировкиТип адресатаПредоставляемКак правило, используется для отправки сопроводительного письма в вышестоящие инстанции, организации с более высоким статусом, чем статус отправителя: ИФНС, Пенсионный Фонд, арбитражный суд и т.д.НаправляемПрименимо для отправки в организации с более низким статусом или подчиняющиеся отправителю: филиалы, отделения, подразделенияВысылаемИспользуется для отправки сообщения в организацию, равную по статусу: партнерам, конкурентам, клиентамДалее продолжаем фразу, описывая цель отправки, ясно формулируя, что содержится в пакете документов или что должен сделать получатель с полученной информацией:Приведем примеры формулировок, которыми можно начать сопроводительное письмо к документам – образец для начала текста:

  • Направляем пакет документов в соответствии с требованием № .

    от…

  • Отправляем Вам для ознакомления коммерческое предложение о сотрудничестве и приложения к нему.
  • Высылаем форму отчета для подготовки годовой отчетности по филиалу.

Итак, теперь получатель знает, что за пакет документов ему направлен.Все следующие предложения должны раскрывать тему письма. А это значит, что в текст включается:

  1. действия, которые должен выполнить получатель на основании полученных документов: подписать, предоставить документы, назначить рабочую встречу и т.д.;
  2. информация по проблеме, ситуации, обсуждаемом рабочем вопросе;
  3. сроки, в которые должны быть выполнены ожидаемые действия.

Что касается сроков получения реакции на письмо, то они определяются в зависимости от нескольких условий:

  1. наличие ранее оговоренных сроков в других документах, определяющих правила сотрудничества, например, в договоре;
  2. чем ниже статус получателя по отношению к отправителю, тем короче могут быть сроки.

В некоторых случаях указание про сроки отсутствует, особенно, если письмо является ответом на запрос какой-либо организации.Затем, отправитель может выразить признательность за долголетнее партнерство, сотрудничество.В этой части необходимо перечислить все приложения, направляемые получателю. Важно ничего не пропустить, и указать все документы.Оформляется перечень либо простым списком, либо в виде таблицы.Важно указать не только само название документа, но и количество экземпляров и листов по каждому из приложений.Также можно делать пометки о том, направляется оригинал или копия документа.Например, перечень может выглядеть следующим образом.Приложения:

  • Приложение №1 к договору №12 от 12.12.1017г., на 2 л. в 2 экз.
  • Договор поставки №12 от 12.12.1017г., на 10 л. в 2 экз.

Теперь осталось подписать сообщение.Должностное лицо, имеющее право подписывать сопроводительное письмо, выбирается в зависимости от получателя и особенностей ситуации, в связи с которой отправляются документы.При отправке в государственные органы подпись ставит Генеральный директор.Если письмо отправляется в ИФНС, подписывать сообщение может Главный бухгалтер или Генеральный директор.При отправке письма клиентам или партнерам, завизировать сообщение может сотрудник, инициирующий отправку, например, руководитель отдела продаж или закупок, коммерческий директор или директор по маркетингу.В зависимости от типа документа, к которому прилагается сопроводительное письмо, оно существенно отличается.

Так как это бумага, в некоторых случаях, имеет юридическую силу нужно быть внимательным во время ее составления.Отличительные особенности составления сопроводительных писем:

  • Сообщите читателю, что подробное резюме он сможет изучить в приложении к этому письму.
  • Указывается приветствие и имя человека, которому адресовано сопроводительное письмо.
  • Пожелайте человеку всего хорошего в свободной форме и укажите свое ФИО.
  • Кратко описываете свои достоинства и профессиональные навыки.
  • Описывается информация о вакансии, на которую вы решили откликнуться. То есть вы пишите почему она вас заинтересовала и где вы ее увидели.
  • Если не указана заработная плата — укажите сколько хотите получать. Желательно в рамках от и до.

Этот вариант сопроводительного письма можно писать в полностью свободной форме, четкого шаблона не существует.Стоит придерживаться делового стиля написания писем, чтобы заинтересовать потенциального работодателя наличием образования, такта, знаний.Ниже представлено фото образца сопроводительного письма к резюме

  • Основная часть. Здесь подробно, но четко, указывается информация-обоснование, из-за которой было принято решение переслать бумаги.
  • Обращение. В уважительной форме формируется обращение к человеку, которому будут направлены бумаги.
  • Заверение документа.

    Ставится подпись, дата, в некоторых случаях компания ставит собственную печать.

  • Тема. Указывается, что это сопроводительное письмо к передаваемым документам.
  • Шапка. В этом разделе указываются такие данные: кому направляется письмо, пишутся контакты, реквизиты, адрес вашей компании.

    Указывается цель письма — это может быть ответ, запрос, пересылка договора и др.

  • Перечень вложений. Перечисляются все документы, которые будут вложены в пересылаемый пакет бумаг. Они должны быть пронумерованы и иметь четкие, не пересекающиеся названия.
  • Краткая информация.

    Пишутся мотивы, из-за которых был направлен пакет документов.

    Максимально кратко и емко.

В законодательстве нет четких требований к сопроводительным письмам, поэтому они могут различаться. Часть из существующих пунктов можно убрать, если они кажутся лишними. Важно, чтобы при их составлении применялся сухой юридический язык, позволяющий четко и кратко прояснять важные вещи.Пример составления сопроводительного письма к резюме:Добрый день, уважаемый Виктор Игнатьевич!На сайте http://hh.ru я ознакомился с представленной вакансией помощника главного редактора газеты, открытой в Вашей фирме.

Изучив требования к кандидату на должность, я пришел к выводу, что смогу справиться с возложенными на меня обязанностями.

Редактором книг, газет и интернет изданий работаю более 8 лет.Желаемый уровень оплаты труда: 30-50 тысяч рублей.В приложенном к этому письму файле, Вы сможете ознакомиться с моим резюме. С удовольствием встречусь с Вами, чтобы пройти собеседование. Связаться со мной можно по телефону (123) 9995552.Благодарю за внимание к этому письму и уделенное время рассмотрению моей кандидатуры.С уважением, Артем Вячеславович Трунев.Пример заполнения сопроводительного письма для документов:Директору,ЗАО «Василек»А.М.

Связаться со мной можно по телефону (123) 9995552.Благодарю за внимание к этому письму и уделенное время рассмотрению моей кандидатуры.С уважением, Артем Вячеславович Трунев.Пример заполнения сопроводительного письма для документов:Директору,ЗАО «Василек»А.М. Власову25.08.2015 № 129.Уважаемый Алексей Михайлович!Направляем вам подписанный и скрепленный печатью договор № 148-22 от 25.08.2015 с проколом разногласий.Просим подписать протокол разногласий, скрепить его печатью и переслать нам одну копию в течение 10 рабочих дней с момента получения пакета документов.Приложения:

  • договор в 2 экз. (всего на 8 листах).
  • протокол разногласий в 2 экз. (всего на 4 листах);

Директор (подпись) М.Л.

Краваткин.Исполнитель: ведущий юрконсультант Валерьев Артем Игоревич, тел. 132-59-22.Если ваша компания имеет фирменный бланк, оформлять сопроводительное письмо желательно на нем.Четко указывайте все основные данные сопроводительного письма: номер, даты, приложения.

Благодаря этому вы сможете в любой момент отследить письмо, разобраться на какой стадии рассмотрения оно находится и доказать, что все бумаги были пересланы вовремя. Будьте внимательны и вы сможете быстро сформировать необходимый сопроводительный акт.Узнайте больше информации о том, что такое сопроводительное письмо, как правильно составляется в бумажном и электронном виде, а также о том, как оформляются такие документы в ФСС, ПФР, различные компании, для работодателя и к акту.Письмо можно начать с обращения, если его отправляют партнерам, например: «Уважаемый, Сергей Сергеевич!».

Если письмо предназначено для госорганов или вышестоящей инстанции, то обращение не используют.

Начинают текст с фраз: «Представляем Вам», «Сообщаем Вам», «Направляем Вам». Далее кратко указывают, какие бумаги сопровождает письмо: «Представляем Вам уточненную декларацию по НДС», «Направляем Вам акт приема-передачи выполненных работ по договору подряда» и т.д. Отмечают также цель: «для согласования», «для подписания» и т.д.После этого нужно проинструктировать получателя о сроках возврата и о том, что нужно сделать.

Это может выглядеть так:

  1. «Просим подписать и возвратить документ в течение 10 рабочих дней»;
  2. «Просим согласовать и возвратить с комментариями».
  3. «Просим информировать установленным порядком»;

По правилам делового этикета отвечать на корреспонденцию принято в течение 30 рабочих дней. Если срок не установлен какими-либо договорами, то не нужно писать о нем, тем более в категоричной форме, например, «Ответьте как можно скорее».

Это недопустимо и с точки зрения этикета.

Ускорить срок можно, если общаются организации, равные по статусу. Для этого нужно указать причину, например: «Просим подписать акт в 10-дневный срок для отправления его в Трудинспекцию до 14 марта».Указывать перечень приложений нужно следующим образом:

  1. отмечают, сколько листов содержит каждый документ.
  2. название документа нужно писать полное;
  3. отмечают количество экземпляров документа;

Каждую позицию нужно пронумеровать, а после списка нужно указать, сколько всего документов и каково количество листов в целом.

  • Составляют письмо в свободной форме, однако нужно придерживаться стандартных формулировок, стараться избегать двусмысленности.

    Надо использовать официально-деловой стиль общения, не употреблять разговорные слова и выражения. Допускать орфографические и другие ошибки тоже не рекомендуется.

  • Отправлять документы с сопроводительным письмом можно по почте, передать лично или курьером.

    Также по договоренности и при использовании системы электронного документооборота бумаги передают через названный сервис или по электронной почте.

    При передаче пакета документов лично нужно иметь второй экземпляр сопроводительного письма.

    На нем сотрудник, принимающий бумаги, должен поставить отметку, что документация им принята.

    Это будет доказательством передачи пакета бумаг.

  • Ставить печать на сопроводительном письме не обязательно.

    Исключением будут те случаи, когда получатель может потребовать поставить ее.

  • Сопроводительное письмо оформляется на официальном бланке компании.

    На нем должны быть указаны название организации-отправителя, ее реквизиты, юридический адрес, контакты.

Основа сопроводительного письма – перечень приложений.

Текст же документа краток и условно делится на две части:

  1. сообщение о направлении документов,
  2. просьба о своевременном ответе (ознакомлении, согласовании, возврате подписанного экземпляра и т.п.).

Первая часть обычно так и начинается:

  1. «Во исполнение… направляем вам…»,
  2. «Представляем вам…».

  3. «Высылаем вам…»,

Далее можно указать цель направления документов: «для согласования», «для ознакомления», «для подписания», «для заполнения» (если речь идет об опросной форме или анкете). Мы рекомендуем использовать клише «направляем вам» или «высылаем вам», т.к. представлять что-либо можно только для ознакомления, но не для подписания или согласования.Вторая часть может содержать следующие слова:

  1. «Прошу направить в наш адрес один экземпляр надлежащим образом оформленного…».
  2. «Просим подписать, скрепить печатью и выслать в наш адрес один экземпляр…»,
  3. «Просим вас в установленный законодательством срок рассмотреть и направить в наш адрес…»,

Многие организации любят сразу ставить адресату в своих сопроводительных письмах срок исполнения, причем способы могут варьироваться от вежливого «Просим подписать документы и вернуть в десятидневный срок» до императивного «Срок ответа на письмо – 5 рабочих дней».

Стоит ли писать так? И как реагировать самим на подобные условия?Вспомним о том, что по правилам делового обращения принято отвечать на письмо в течение 30 дней1.

Этот ориентир следует вспомнить, если в сопроводительном письме иной срок отсутствует.Поставить обязательный срок исполнения может только вышестоящая, контролирующая организация или какой-либо государственный орган, обязательный для вашего исполнения нормативный документ.

Еще стороны сами могут договориться и зафиксировать документально добровольно взятые на себя обязательства:ПримерСрок ответа на письмо может быть установлен в договореДоговором предусмотрен обязательный досудебный порядок разрешения споров и разногласий. Сторона, считающая, что ее права по настоящему Договору нарушены, обязана направить другой Стороне письменную мотивированную претензию.

Сторона, получившая письменную мотивированную претензию, обязана рассмотреть ее и дать письменный мотивированный ответ в течение 10 (Десяти) календарных дней с момента ее получения…Когда общаются равные по статусу компании (если ранее для них никто свыше или они сами для себя правил взаимодействия не установили), попросить ускорить ответ можно, но для этого нужно веское основание.

Сторона, получившая письменную мотивированную претензию, обязана рассмотреть ее и дать письменный мотивированный ответ в течение 10 (Десяти) календарных дней с момента ее получения…Когда общаются равные по статусу компании (если ранее для них никто свыше или они сами для себя правил взаимодействия не установили), попросить ускорить ответ можно, но для этого нужно веское основание. Например:

«Просим выслать заполненный опросный лист в четырнадцатидневный срок, так как до 01.10.2013 мы должны предоставить ответ в Министерство здравоохранения РФ»

.

Приказы в подобных случаях некорректны, в том числе с точки зрения делового этикета.Все ошибки можно разделить на две группы:

  1. стиль и форма подачи информации.
  2. некорректность содержания;

Первая категория ошибок связана с тем, что текст письма неконкретен, нечетко сформулирована цель, непонятно, что получатель должен сделать, изучив документы.Второй тип ошибок связан с самими формулировками.Определим несколько основных «нельзя» для создания текста сопроводительного письма

  • Откажитесь от проявления эмоций в отношении обсуждаемого вопроса, например, факты не могут быть возмутительными, ситуация отвратительной, утверждения безапелляционными, а действия вопиющими.
  • Не унижайтесь, не демонстрируйте слабость или зависимость: нижайше просим, очень просим ответить, просим не забыть ответить и т.д.
  • Не должно быть никаких эмоционально окрашенных обращений к получателю: дорогой Иван Иванович, любимый клиент, и т.д.

Вывод: хотим достичь цели – используем эмоционально нейтральный стиль изложения, выполняем все требования делового этикета.Правила оформления реквизитов можно найти в следующих документах:• Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76; далее – Методические рекомендации Росархива);• ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»;• Организационно-распорядительная документация.

Требования к оформлению документов. Методические рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 (далее – Методические рекомендации по внедрению ГОСТ).■ Бланк письма.

Готовый бланк письма, оформленный в соответствии с ГОСТ 6.30-2003, уже содержит необходимые реквизиты.К обязательным реквизитам бланка относятся:• ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП;• наименование организации;• справочные данные об организации.Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) является факультативным реквизитом.Сопроводительное письмо может быть подготовлено на бланке письма (см. Пример 1), бланке структурного подразделения (см.

Пример 2) или на бланке должностного лица (см. Пример 3).■ Текст. Текст сопроводительного письма зачастую носит формальный характер и всего лишь сообщает о направлении документов. Важнейшая часть информации содержится в описании приложений.

Однако тексты сопроводительного письма могут различаться по уровню сложности.Элементарный. Самый простой текст письма-сопровождения может выглядеть так:илиКак видим, в таком тексте содержится лишь сообщение о том, что в адрес получателя высланы некие документы.С обоснованием.

Если направление пакета документов, прилагаемого к письму, предписывается нормативным правовым актом или соглашением между организациями, то текст сопроводительного письма начинается со слов «Во исполнение…» или другой формулировки, содержащей ссылку на норматив:илиС указанием. Текст сопроводительного письма следующего уровня сложности содержит также указание на то, что получателю следует сделать с направленными ему документами:илиТаким образом, текст сопроводительного письма можно условно разделить на две части:• сообщение о направлении документов (обязательная);• инструкция по обращению с направляемыми документами (факультативная).■ Отметка о наличии приложения.

Текст сопроводительного письма следующего уровня сложности содержит также указание на то, что получателю следует сделать с направленными ему документами:илиТаким образом, текст сопроводительного письма можно условно разделить на две части:• сообщение о направлении документов (обязательная);• инструкция по обращению с направляемыми документами (факультативная).■ Отметка о наличии приложения. Особенность сопроводительного письма заключается в том, что его смысловым центром является вовсе не текст, а перечень прилагаемых документов. В связи с этим вспомним общее правило оформления этого реквизита: в сопроводительных письмах отметка о наличии приложения оформляется под текстом письма от границы левого поля (Приложение № 11 к п.

3.3.2 Методических рекомендаций Росархива) (см.

Примеры 1–3).Особое внимание уделим правильному оформлению этого реквизита в частных случаях.Случай первый – простой.

Если прилагаемый документ уже назван в тексте письма, в реквизите «Отметка о наличии приложения» достаточно указать только количество листов и экземпляров этого документа, например:Случай второй – сложный. Если документов-приложений несколько, то каждый из них получает свой порядковый номер, за которым следует указание количества листов и экземпляров. Документы перечисляются либо в произвольном порядке, либо от основного документа к второстепенным.

В тексте письма прилагаемые документы не называются, например:Случай третий – полиграфический.

При направлении каталога, бренд-бука, методического пособия, изготовленного в типографии, то есть любого сброшюрованного документа, количество его листов не указывается:Случай четвертый – электронный. Ни Методические рекомендации Росархива, ни ГОСТ 6.30-2003, ни Методические рекомендации по внедрению ГОСТ не содержат правил приложения к письму внешних информационных носителей. При этом практика направления организациями друг другу флеш-карт или компакт-дисков довольно широко распространена.

Приходится изобретать собственные правила оформления, руководствуясь элементарной логикой. Так, бессмысленно указывать количество листов и экземпляров электронного документа.

Достаточно будет его наименования, формата (чтобы получатель заранее знал, откроется ли файл на его компьютере) и, пожалуй, объема. Не нужно забывать и об указании вида носителя, например:Случай пятый – сочетанный. Бывают сложные письма, которые одновременно являются и информационными, и сопроводительными.

Если одно письмо направляется в несколько адресов, причем все адресаты получают информацию, а некоторые – еще и документы-приложения, то реквизит оформляется так:илиСлучай шестой – описательный.

Если приложений настолько много, что их перечисление займет не одну страницу, целесообразно составить их опись и оформить ее как единственное приложение к письму. Это делается для того, чтобы работник, ответственный за выполнение поручения по письму, получил вместе со всеми приложениями их опись, ведь сопроводительное письмо и приложения к нему практически всегда идут в организации разными маршрутами. Опись будет называться «Опись приложений к письму от… №…».Текст и отметка о наличии приложения будут выглядеть в этом случае так:■ Прочие реквизитыОстальные реквизиты сопроводительного письма оформляются в общем порядке, предписанном ГОСТ 6.30-2003 и Методическими рекомендациями Росархива.К обязательным реквизитам относятся:• дата документа;• регистрационный номер документа;• адресат;• заголовок к тексту;• подпись;• отметка об исполнителе.Факультативными реквизитами в данном случае являются:• ссылка на регистрационный номер и дату документа, если письмо готовится в ответ на запрос;• визы согласования документа, которые обычно остаются на экземпляре документа у исполнителя.Сопроводительные письма перемещаются в организации точь-в-точь по тем же маршрутам, что и все остальные деловые письма самых разных видов.1.

Исполнитель (автор) после написания проекта сопроводительного письма при необходимости согласует его у компетентных должностных лиц.2. Вместе с визами и пакетом приложений (это обязательно!) проект письма попадает на подпись к генеральному директору или другому уполномоченному должностному лицу.3.

Подписанный проект превращается в полноценный документ, обладающий юридической силой, и проходит процедуру регистрации в канцелярии или у секретаря руководителя-подписанта.4. Организуется доставка сопроводительного письма и всех прилагаемых к нему документов адресату.5.

В канцелярии организации-адресата поступившее сопроводительное письмо и приложения к нему проходят процедуру первичного рассмотрения. Цель этой процедуры – убедиться, что все доставленные приложения соответствуют перечисленным в реквизите «Отметка о наличии приложения».6. Если все в порядке, письмо регистрируется (что делать, если не все в порядке, описано далее).7.

Зарегистрированное входящее письмо поступает на рассмотрение первому лицу организации или другому уполномоченному руководителю, по общему правилу – вместе с приложениями. Но в организации могут быть установлены свои правила на этот счет.

Например, если письмо типовое и точно известно, кто из должностных лиц будет назначен исполнителем по нему, секретарь может договориться с директором и передавать приложения исполнителю сразу, не дожидаясь резолюции. В крайне редких случаях, если в типовом письме содержится «нештатная» информация, приложения оперативно доставляют руководителю на рассмотрение.8. С приложениями или без сопроводительное письмо попадает на рассмотрение руководству организации-адресата.9.

Руководитель назначает исполнителя, вынося обычную резолюцию, и возвращает документ секретарю.10.

Секретарь передает задачу исполнителю по принятым в организации правилам.

В этот момент чаще всего сопроводительное письмо и его приложения разделяются: исполнителя интересуют именно последние, а не письмо, и что делать с приложениями, он, скорее всего, знает. Если письмо содержит какие-то особенные инструкции по работе с приложенными документами, то исполнитель получает от секретаря копию, а не оригинал письма. Оригинал остается у секретаря (в канцелярии) и подшивается в дело.11.

Приложение между тем идет своим путем, который определяется видом документа и может быть сколь угодно долгим.Если что-то пошло не так. Если при первичном рассмотрении в канцелярии, еще при доставке, выяснится, что в приложенном пакете не хватает одного или нескольких заявленных в сопроводительном письме документов, об этом составляется акт (см.

Пример 4), а письмо возвращается отправителю.Сопроводительные письма хранятся отдельно от приложений, с которыми поступают в организацию. В системе электронного документооборота при регистрации этих приложений ставится ссылка на регистрационную карточку входящего письма, но делать это не обязательно: сопроводительное письмо завершает выполнение свей функции ровно в тот момент, когда исполнитель взял в руки приложенные к нему документы, чтобы начать работу с ними.Что касается сроков хранения сопроводительных писем, то они попадают под статьи Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (утвержден приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558; далее – Перечень 2010):• переписка с государственными органами Российской Федерации, государственными органами субъектовРоссийской Федерации, органами местного самоуправления по основным (профильным) направлениям деятельности – 5 л. ЭПК (ст. 32 Перечня 2010);• переписка с вышестоящей организацией по основным (профильным) направлениям деятельности – 5 л.

ЭПК (ст. 33 Перечня 2010);• переписка с подведомственными (подчиненными) организациями по основным (профильным) направлениям деятельности – 5 л.

ЭПК (ст. 34 Перечня 2010);• переписка с другими организациями по основным (профильным) направлениям деятельности – 5 л. ЭПК (ст. 35 Перечня 2010).Как видим, хранят сопроводительные письма в течение 5 лет, после чего надлежит провести экспертизу их ценности и либо продлить им срок хранения, либо уничтожить.